Projectassistent Civiele Projecten

Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijk. Je bent verantwoordelijk voor vergaderorganisatie, actie- en besluitbewaking, het bijhouden van projectdossiers en administratieve ondersteuning van financiële verplichtingen. Ook het organiseren van inwonersbijeenkomsten behoort tot je taken.

• Ondersteuning projectleiders: Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.
• Vergaderorganisatie: Je organiseert project- en andere overleggen, plant afspraken, verzorgt agenda en stukken en maakt waar nodig notulen of heldere actie- en besluitenlijsten.
• Actie- en besluitbewaking: Je bewaakt acties en afspraken en zorgt dat de projectleider zicht houdt op wat nog moet gebeuren.
• Projectdossiers: Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en goed vindbaar en zorgt voor zorgvuldige vastlegging van relevante stukken, besluiten en correspondentie.
• PMC-werkwijze: Je ondersteunt projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren) door projectdocumentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten te organiseren en administratief te ondersteunen.
• Financiële administratie: Je ondersteunt de financiële administratie van projecten; je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en factuurstromen en signaleert wanneer informatie ontbreekt of aandacht vraagt. De financiële analyse, prognose en inhoudelijke budgetsturing liggen nadrukkelijk niet bij jou.
• Communicatie met inwoners: Je organiseert inwonersbijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, houdt waar nodig een projectmailbox bij, helpt bewonersbrieven voorbereiden en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen.
• Voorbereiden en controleren documenten: Je ondersteunt bij het voorbereiden en controleren van projectstukken en zorgt dat informatie tijdig en compleet beschikbaar is voor overleggen en besluitvorming.
• Samenwerking: Je hebt contact met collegas en andere betrokken partijen als dat voor de organisatie van een project nodig is.
• Verbeteringen: Je ziet waar processen of administratieve werkwijzen slimmer kunnen en denkt actief mee over verbeteringen.

De functie omvat meer dan agenda- en vergaderondersteuning: je bent onderdeel van het projectteam en helpt mee om meerdere projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen. Thuiswerken is mogelijk wanneer de aard van het werk dit toelaat; in de praktijk vindt veel werk op kantoor plaats.

Opmerking: Het betreft doorlopende kernwerkzaamheden zonder specifieke resultaatverplichting.

Gevraagd

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer
4. Aantoonbaar bereid om het grootste deel van de werkzaamheden op locatie in Hardenberg uit te voeren

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring in de ondersteuning van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving
• Aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij de kandidaat zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie
• Aantoonbare werkervaring met Projectmatig Creëren (PMC)
• Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.