Bestuursassistent

Als flexibel inzetbare Bestuursassistent(e) ondersteun je bestuurders en draag je bij aan een soepel bestuurlijk proces. Je bent een verbindende partner die overzicht bewaart, prioriteiten stelt en structuur brengt, ook in hectische situaties.

• Plannen en beheren van agendas van één of meerdere bestuurders
• Zorgen dat stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn
• Eerste aanspreekpunt voor bestuurders, collegas, externe partners en inwoners
• Afhandelen van mailverkeer met oog voor urgentie en prioriteit
• Samenwerken met bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs om continuïteit te waarborgen

• Organisatorisch talent: overzicht houden in een complexe en dynamische omgeving; vooruitdenken en flexibel inspelen op veranderende prioriteiten.
• Communicatieve vaardigheden: duidelijk en snel communiceren; toon aanpassen aan doelgroep; verbindend optreden.
• Proactief handelen: initiatief nemen, knelpunten signaleren en met praktische oplossingen komen.
• Stressbestendigheid: rustig en gefocust blijven onder druk, prioriteiten stellen en bijdragen aan een positieve werksfeer.

• Hbo werk- en denkniveau, via opleiding of ruime ervaring
• Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuurder; ervaring binnen een gemeente of (semi)overheid is een harde eis
• Digitale vaardigheid en bekendheid met of snel eigen maken van systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams
• Beschikbaar op minimaal woensdag of vrijdag
• Dienstverlenend, accuraat, teamspeler, flexibel, stressbestendig, positief ingesteld en politiek sensitief

• Thuiswerken mogelijk (circa 12 dagen per week)
• Er wordt verwacht dat je flexibel op kantoor aanwezig kunt zijn wanneer de opdracht daarom vraagt

Gevraagd

Eisen:

1. Je hebt hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door ruime ervaring in dit werkveld
2. Je hebt ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur of bestuurder
3. Je hebt ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid; dit is een harde eis
4. Je bent digitaal vaardig, kent de gebruikte systemen (Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams) of kunt deze snel eigen maken
5. Je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag
6. Je beschikt bij de intake en op de startdatum over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart, die ter controle kan worden overlegd
7. Als je in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht hebt gewerkt, moet vooraf duidelijk worden aangegeven voor welke opdracht en in welke periode dit was

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.