Bestuursassistent

In het kort: Je gaat bestuurders ondersteunen met agendabeheer, communicatie en organisatie in een dynamische bestuurlijke omgeving, waarbij je overzicht bewaart, proactief knelpunten oplost en bijdraagt aan een soepel functionerend secretariaat.

Utrecht heeft jou nodig!
In de rol van flexibel inzetbare Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht word je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Je krijgt de unieke kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en positiviteit vooropstaan.

Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met collega’s frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die met hun expertise en unieke kijk op zaken bijdragen aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken?

Dit is je werk:
Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.

Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk:
- Organisatorisch talent: Je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.
- Communicatieve vaardigheden: Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.
- Proactief handelen: Je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.
- Stressbestendigheid: Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.

Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van ons college en een goed functionerend secretariaat. Op jou kunnen we bouwen!

Dit is je werkplek:
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar je je welkom en gewaardeerd voelt. Je bent een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.
Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Inclusiviteit
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (Diversiteit en inclusiviteit - Werken bij de Gemeente Utrecht).

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands.
- Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
- Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of (semi-)overheid is een harde eis.
- Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams).
- Je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
- Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest.
- Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest.
- Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten.
- Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Wij sturen u op dat moment de daarvoor benodigde documenten toe. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening inclusief de VOG.
- De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen
- Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Competenties
- Dienstverlenende collega
- Accuraat
- Teamspeler
- Flexibel
- Stressbestendig
- Positief ingesteld
- Gezond gevoel voor humor
- In staat jezelf, de agenda van de bestuurders en de omgeving te managen
- Houdt overzicht in een complexe setting
- Weet de juiste prioriteiten te stellen
- Heeft interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving
- Politiek sensitief

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk maar nog niet bekend
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De gemeente Utrecht is een grote gemeente in de gelijknamige provincie. Met ongeveer 360.000 inwoners is Utrecht een levendige en bruisende stad met een rijke geschiedenis. Utrecht is bekend om zijn historische binnenstad met de beroemde Domtoren en talloze winkels, restaurants en culturele voorzieningen. Als centrum van onderwijs en innovatie is Utrecht een belangrijke stad in Nederland. De gemeente Utrecht zet zich in voor een duurzame en leefbare stad waar inwoners en bezoekers kunnen genieten van de vele activiteiten en voorzieningen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.