Management assistent SO

Referentie: HLS-V19912

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Je komt werken bij de afdeling Gebiedsontwikkeling, een afdeling waar 35 fte werkzaam zijn, verdeelt over twee teams. Het is een hechte afdeling van gepassioneerde vak-professionals en ondersteuners waar hard gewerkt wordt, maar ook ruimte is voor ontspanning, humor en plezier. Deze tijdelijke vacature is ontstaan vanwege zwangerschapsverlof.

De 5 managementassistenten ondersteunen primair de Gebiedsontwikkelaars, het afdelingshoofd en de teamleider. Je gaat drie Gebiedsontwikkelaars ondersteunen en pakt ook andere (ondersteunende) werkzaamheden op.

Je werkzaamheden bestaan uit:
•Complex agendabeheer;
•Afspraken maken, reserveren vergaderruimtes, aanmelden bezoekers;
•Telefoneren;
•Faciliteren bij de organisatie van bv. workshops en andere bijeenkomsten;
•Ondersteunen van projecten, veelal gericht op de organisatie van de afdeling;
•Administratieve taken: bijvoorbeeld bestellingen doen voor collega’s;
•Actielijst van vergaderingen.

Jouw profiel
Je persoonlijke vaardigheden vinden we minstens zo belangrijk. Je kunt je snel thuis maken in een organisatie, je bent daarom flexibel en kunt snel schakelen. Service staat bij jou hoog in het vaandel, je bent resultaatgericht, nauwkeurig en stressbestendig en je weet van aanpakken. Je bent communicatief vaardig en hebt uiteraard een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling al schriftelijk.

Eisen
•Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;
•Je hebt werkervaring met Outlook, MS Teams en Excel;
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
•Je hebt werkervaring met het beheer van meerdere agenda’s tegelijk. Blijkend uit werkervaring in het cv.

Wensen
•Je hebt een Hbo-opleiding afgerond;
•Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner bij een overheidsorganisatie of een bedrijf;
•Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.

De afdeling
De afdeling Gebiedsontwikkeling (35 fte) is het eerste aanspreekpunt voor bestuurlijke opdrachtgevers, ondernemers, initiatiefnemers en bewoners én heeft de (inhoudelijke) eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering en uitwerking van de ruimtelijke gebiedsgerichte opgaven.

De afdeling Gebiedsontwikkeling heeft een drietal kerntaken:
• De verantwoordelijkheid voor de ruimtelijke ontwikkeling van de verschillende gebieden in
de stad.
• Het invullen van accountmanagement richting de gebieden en een aantal professionele
partijen die in dat gebied werkzaam zijn zoals corporaties, projectontwikkelaars, etc..
• Het vervullen van de rol van ambtelijk opdrachtgever binnen de organisatie van
Stadsontwikkeling voor de gebiedsgerichte ruimtelijke opgaven in de stad.