Part time secetaresse
HLS
Part time secetaresse
Samenvatting
Wat krijg je?
Wat ga je doen?
- Beheren van interne en externe agenda's
- Verzorgen van de digitale documentarchivering
- Onderhouden van contacten met externe instanties
- Organiseren van bijeenkomsten en congressen
- Voorbereiden, agenderen en notuleren van vergaderingen
Wat verwachten wij?
- Afgeronde relevante secretaresse-opleiding op MBO+ of HBO niveau
- Minimaal drie jaar ervaring als secretaresse
- Ervaring met MS Office en SharePoint
- Ervaring met werken in een projectorganisatie (pre)
Volledige vacaturetekst
Bij deze cruciale publieke organisatie draag je direct bij aan de publieke gezondheid en veiligheid. Als secretaresse binnen een hecht team van vijf ondersteun je diverse leidinggevenden met complex agendabeheer en de organisatie van inspirerende congressen en studiedagen. Je vervult een centrale rol als vraagbaak en geniet van een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Pak deze kans om maatschappelijke impact te maken en ontdek de volledige details van deze veelzijdige functie.
Referentie: HLS-V19608
Bedrijfsprofielpublieke organisatie tbv gezondheid en veiligheid. Op dit moment zet een grote groep mensen in de programmaorganisatie COVID-19 zich met man en macht in om het Coronavirus onder controle te krijgen.
Deze programmaorganisatie ondersteunt de regionale GGD’en in de opgave om COVID-19 beheersbaar te houden, door besmettingen snel te detecteren en passende maatregelen te nemen om verspreiding te voorkomen.
Wat houdt de functie in?
Als secretaresse ondersteun je de leidinggevenden en medewerkers van team Veiligheid en team Gezondheid. Je werkt in een groep van vijf secretaresses.
Werkzaamheden betreffen onder meer:
Je beheert agenda’s van leidinggevenden en medewerkers, zowel met interne als externe contacten.
Je maakt vergader(jaar)planningen.
Je verzorgt de digitale archivering van documenten en (vergader)stukken.
Je vervult de rol van vraagbaak voor de organisatie.
Je onderhoudt contacten met en verstrekt informatie van feitelijke aard aan externe instanties.
Je vervangt andere secretaresses bij afwezigheid.
Je bent achterwacht voor de beantwoording van het algemene telefoonnummer van GGD GHOR Nederland.
Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen, studiedagen en congressen (in voorkomende gevallen in overleg met het team Communicatie).
Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze. Maakt de agenda, verzamelt en verspreidt stukken. Je bewaakt actiepunten.
Je biedt ondersteuning bij online Teamsmeetingen.
Je behandelt de post.
Je houdt het relatiebeheer-systeem up to date.
Je bewerkt concepten tot te versturen documenten, zoals nieuwsbrieven.
Functie eisen secretaresse
Minimaal een relevante afgeronde HBO/MBO+ secretaresse-opleiding.
Minstens drie jaar secretariële ervaring, bij voorkeur in een (semi) publieke organisatie.
Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
Goede beheersing van het MS Officepakket, ervaring met Sharepoint is een pré.
Je bent initiatiefrijk, klantgericht, no-nonsense, resultaatgericht, nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig.
Je bent stressbestendig, flexibel inzetbaar en kan snel schakelen.
Ervaring in een projectstructuur/-organisatie is een pré.
Tot slot ben je een teamplayer maar zeker ook in staat om zelfstandig te functioneren.
Over de werkgever
Zo werkt solliciteren
- Snel en eenvoudig via je mobiel
- Solliciteer in 1 minuut
- CV niet verplicht
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
Goed om te weten
Makkelijk solliciteren Solliciteren
