Bestuurs- en Directiesecretaresse

Als Bestuurs- en Directiesecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Je zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en dat afspraken, documenten en communicatie goed zijn georganiseerd.

Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en vergaderingen en zorgt ervoor dat bestuurders op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Je denkt vooruit, signaleert mogelijke knelpunten en weet prioriteiten te stellen wanneer de agenda's onder druk komen te staan.

Daarnaast beheer je de mailbox van het bestuurssecretariaat. Je behandelt binnenkomende vragen en verzoeken zorgvuldig, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie bij de juiste personen terechtkomt. Ook houd je de gezamenlijke agenda van het bestuurssecretariaat bij en ondersteun je bij het plannen en organiseren van vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders.

Een ander onderdeel van je werk is de praktische ondersteuning bij representatieve en officiële gelegenheden. Denk bijvoorbeeld aan lintjesuitreikingen en andere bijeenkomsten waarbij het college betrokken is. Jij zorgt ervoor dat de voorbereiding klopt en alles achter de schermen goed geregeld is.

Je werkt nauw samen met je collega's van het bestuurs- en directiesecretariaat en hebt regelmatig contact met bestuurders, managers en externe relaties. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en begrijp je hoe belangrijk politiek-bestuurlijke verhoudingen zijn.

Je bent digitaal vaardig en maakt efficiënt gebruik van programma's zoals MS Office. Ook sta je open voor nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld het gebruik van AI en Copilot om secretariële werkzaamheden slimmer te organiseren.

Kortom: jij bent degene die het overzicht bewaart, zaken regelt voordat iemand erom vraagt en ervoor zorgt dat bestuurders goed voorbereid aan hun dag beginnen.

Een afwisselende opdracht binnen een professionele en betrokken gemeentelijke organisatie. Je krijgt een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van het bestuur en werkt samen met collega's die weten hoe belangrijk goede secretariële ondersteuning is.

• Functieschaal 8 conform cao gemeente.
• Opdracht voor duur van 5 maanden.
• 36 uur per week.

• Je beschikt over een afgeronde mbo-4-opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse
• 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse bij de overheid.

• Aanvullende cursus of training op secretarieel gebied en ervaring met Microsoft Copilot.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief, flexibel, proactief en communicatief sterk.
• Ook beschik je over uitstekende digitale vaardigheden en weet je zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Waar je gaat werken

Voor een gemeente in de regio Utrecht zoeken wij een ervaren Bestuurs- en Directiesecretaresse voor 36 uur per week. Een mooie opdracht voor iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat bestuurders zich volledig op hun werk kunnen richten.

Je komt terecht bij een middelgrote gemeente met volop ambities, korte lijnen en een open, informele werksfeer. Samenwerken staat centraal en medewerkers krijgen de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen en hun werk op een professionele manier in te richten.

Je maakt onderdeel uit van het nieuwe team Communicatie & Secretariaat. Binnen dit team vormt het bestuurs- en directiesecretariaat een hechte groep collega's die ondersteuning biedt aan het college van burgemeester en wethouders, de directie en opgavemanagers.

De sfeer is collegiaal, de lijnen met bestuurders zijn kort en geen werkdag is hetzelfde. Dat vraagt om iemand die overzicht houdt, makkelijk schakelt en aan een half woord genoeg heeft.