Bestuurssecretaresse

In het kort: Je gaat het college, de gemeentesecretaris en directieleden ondersteunen met complex agendebeheer, mailbox- en telefoonafhandeling, overlegvoorbereiding en het coördineren van informatie- en actiestromen binnen een dynamisch bestuurssecretariaat.

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:
- Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
- Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
- Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
- Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
- Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma - Di - Wo - Do-ochtend. Voor kantoor functies waarin het mogelijk is om op afstand te werken, is 50% thuiswerken gebruikelijk. Het kan voorkomen bij een specifieke opdracht dat aanwezigheid op kantoor verplicht is op meerdere of alle werkdagen.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- CV-eisen Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële richting;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie;
- Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals; Notubox, of MS Office;
- Beschikbaar per 1 december 2026 voor minimaal 28 uur per week.
- De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Wensen
- Aantoonbare werkervaring als Bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een overheidsinstelling (20 punten); a. 0 tot 1 jaar (0 punten); b. 1 tot 3 jaar (10 punten); c. 3 tot 5 jaar (15 punten); d) Meer dan 5 jaar (20 punten).
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie, Benoem duidelijk waar deze ervaring is opgedaan (30 punten); a. Geen aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (0 punten); b. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (20 punten); c. Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (30 punten);
- Aantoonbare werkervaring met secretariële en organisatorische werkzaamheden binnen een overheidsinstelling of gemeentelijke organisatie (30 punten);
- Aantoonbare werkervaring met de onderstaande competenties. De kandidaat licht in de offerte toe waar deze competenties in eerdere functies zijn toegepast, (20 punten).
- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

Competenties
- Klantgericht
- Samenwerken
- Stressbestendig
- Omgevingsbewust/ Politiek sensitief
- Organisatievermogen (plannen en organiseren)
- Nauwkeurig
- Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
- Proactief
- Flexibel
- Zelfstandig
- Integer
- Besluitvaardig en gedecideerd
- Empathisch

Overige informatie
Optie tot verlenging: Nee
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De gemeente De Ronde Venen ligt in de provincie Utrecht en bestaat uit verschillende kernen, waaronder Mijdrecht, Wilnis, Vinkeveen en Abcoude. De gemeente telt ongeveer 44.000 inwoners. De Ronde Venen staat bekend om haar waterrijke omgeving en mooie natuur. Inwoners en bezoekers kunnen genieten van de vele plassen, zoals de Vinkeveense Plassen, en de groene landschappen. De gemeente is gericht op het bevorderen van een prettige leefomgeving en heeft aandacht voor duurzaamheid en groenvoorzieningen. Daarnaast zet de gemeente zich in voor het stimuleren van betrokkenheid en samenwerking binnen de gemeenschap. De Ronde Venen biedt diverse recreatieve mogelijkheden en activiteiten voor haar inwoners en bezoekers.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.