Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer 24 u p/w (zzp)

Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer 24 u p/w (zzp)

Opdracht We zoeken een tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland. Daaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op onder meer personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging, vervanging e.o. Nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf het moment van opstellen of ontvangen van documenten. Daarbij komt ook het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten. De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op én brengt dit plan direct in uitvoering. De opdracht is gericht op zichtbare verbeteringen, concrete maatregelen en duidelijke advisering aan de organisatie. De werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders, prioriteiten en planning van BSR. De professional werkt nauw samen met de auditor/beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en waar nodig het Regionaal Archief Rivierenland.

Werkzaamheden De werkzaamheden bestaan in ieder geval uit:

• Opstellen van een verbeterplan informatiehuishouding op basis van het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 en eerdere openstaande aanbevelingen, met per aanbeveling prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning;
• Uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond (digitaal) informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging naar de archiefbewaarplaats;
• Inzichtelijk maken van de informatiehuishouding: werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico’s;
• Onderzoeken en verbeteren van archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem;
• Opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer, bestandsformaten, autorisaties en schaduwarchivering;
• Ondersteunen bij het toepassen van selectielijsten, het inzichtelijk maken van digitale vernietigingsachterstanden, het voorbereiden van vernietigingslijsten en verklaringen en het opstellen van een procesbeschrijving voor vernietiging conform archiefwettelijke taken;
• Uitwerken van een passend metagegevensschema, waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen;
• Adviseren over vervanging, hybride archiefvorming, verklaringen van vervanging en een organisatiebrede procesbeschrijving voor vervanging;
• Opstellen of aanscherpen van een conversie- en migratieprotocol en adviseren over migraties, leveranciersafspraken en digitale beheeromgevingen;
• Inrichten van een eerste werkbare vorm van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring, verbeteracties en periodieke voortgangsrapportage;
• Voorbereiden van BSR op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn;
• Overdragen van kennis aan medewerkers en management, zodat verbeteringen na afloop van de opdracht geborgd kunnen worden.

Op te leveren resultaten Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval opgeleverd:

• Een concreet en uitvoerbaar verbeterplan informatiehuishouding met prioriteiten, planning, eigenaren en voortgangsafspraken;
• Een actueel overzicht van de belangrijkste werkprocessen, informatiestromen, applicaties en opslaglocaties;
• Praktische werkinstructies en afspraken voor medewerkers over dossiervorming en informatiebeheer;
• Een aanpak voor digitale vernietiging, inclusief inzicht in mogelijke achterstanden en voorstel voor vervolgstappen;
• Een concept metagegevensschema en advies over toepassing daarvan binnen BSR;
• Een eerste inrichting van kwaliteitszorg voor informatiebeheer, inclusief monitoring en rapportage;
• Advies over structurele borging van informatie- en archiefbeheer vanaf 2027.

Wat wordt er van jou gevraagd? Eisen bij de opdracht:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau is vereist
• Je hebt minimaal 3 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband is vereist
• Je hebt kennis van de Archiefwet, Archiefregeling, selectielijsten en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie is vereist
• Je bent uiterlijk per 1 november 2026 beschikbaar zijn voor 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen, is vereist

Wensen bij de opdracht:

• Je hebt minimaal 5 jaar beleidsmatige en/of projectmatige werkervaring met informatiebeheer en/of archiefbeheer binnen een lagere overheid, gemeenschappelijke regeling, waterschap of regionaal samenwerkingsverband is gewenst
• Je hebt werkervaring met het opstellen en uitvoeren van verbeterplannen voor informatiehuishouding, archiefbeheer of digitale duurzame toegankelijkheid is gewenst
• Je hebt werkervaring met digitale archivering, bewaartermijnen, vernietiging, metadata, netwerkschijven, SharePoint, zaaksystemen of procesapplicaties is gewenst
• Je hebt werkervaring met MDTO, kwaliteitssystemen informatiebeheer, e-depot, conversie/migratie of vervanging is gewenst
• Je hebt een afgeronde relevante opleiding op minimaal hbo-niveau in de richting van informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement, bestuurskunde of direct vergelijkbaar is gewenst

Competenties:

• Analytisch vermogen is vereist
• Resultaatgericht werken is vereist
• Plannen is vereist
• Organiseren is vereist
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist
• Samenwerken is vereist
• Overtuigingskracht is vereist
• Omgevingsbewustzijn is vereist
• Zelfstandigheid is vereist
• Nauwkeurigheid is vereist
• Proactiviteit is vereist
• Adviesvaardigheid is vereist
• Snel kunnen schakelen is vereist
• Goed kunnen doorvragen is vereist
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden is vereist
• Complexe informatie kunnen vertalen naar praktische afspraken en toepasbare werkinstructies is vereist

In het kort Referentienummer 2026-09931 Locatie Arnhem Startdatum 1 november 2026 Einddatum 1 februari 2027 Optie op verlenging Ja Uren per week 24u p/w Sluitingsdatum 29 oktober 2026 09:00 Kan ik je op weg helpen?