Medewerker Begraafplaatsadministratie

De afdeling Dienstverlening van de gemeente is verantwoordelijk voor het leveren van diverse gemeentelijke diensten en het ondersteunen van de burger bij verschillende administratieve en operationele processen. Deze afdeling omvat onder andere de uitvoering van burgerzaken, het klantcontactcentrum, communicatie, en het toezicht en de handhaving van vergunningen. Daarnaast zorgt de afdeling voor de handhaving van openbare orde en veiligheid, beheer van de openbare ruimte, gebouwenbeheer en het omgevingsbeheer. De afdeling speelt een sleutelrol in het waarborgen van een efficiënte en klantgerichte dienstverlening binnen de gemeente, met focus op het verbeteren van de leefomgeving en het bevorderen van veiligheid en welzijn voor de burgers.

In 2025 heeft de gemeente Huizen een nieuw beleidsplan voor haar begraafplaatsen vastgesteld; Beleidsplan Begraafplaatsen Huizen 2025-2035. Een onderdeel in dit beleidsplan is het generen van capaciteit door een actief ruimingsbeleid te hanteren.

De gemeente Huizen zoekt tijdelijke ondersteuning voor team Burgerzaken, voor specialistische werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie. Aanleiding hiervoor is de voorgenomen ruiming van circa 464 graven op de Nieuwe Begraafplaats. De gemeente streeft ernaar deze ruiming in het eerste kwartaal van 2027 uit te voeren. Het ruimen van graven vraagt om een zorgvuldig en controleerbaar administratief proces. De voorbereiding moet secuur plaatsvinden, met voldoende aandacht voor controles, dossiervorming en een juiste verwerking in de begraafplaatsadministratie, conform de geldende wet- en regelgeving.

Het doel van de opdracht is om de huidige medewerkers van de begraafplaatsadministratie tijdelijk te ontlasten en tegelijkertijd actief bij het proces te betrekken. De opdrachtnemer ondersteunt bij de administratieve voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming.

De werkzaamheden worden hybride uitgevoerd. Voor kennisoverdracht, afstemming en inrichting van de werkzaamheden wordt in de opstartfase fysieke aanwezigheid op het gemeentehuis verwacht. Daarna kunnen werkzaamheden (gedeeltelijk) op afstand worden uitgevoerd, mits de voortgang en samenwerking voldoende zijn geborgd.

Voor de uitvoering van de opdracht heeft de gemeente een indicatieve urenraming opgesteld van circa 400 uur gedurende de looptijd van de opdracht. Deze urenraming is nadrukkelijk indicatief; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De daadwerkelijke inzet is onder andere afhankelijk van de voortgang van de administratieve voorbereiding, de reacties van rechthebbenden en nabestaanden en de uitkomsten van de benodigde controles en onderzoeken.

De opdracht richt zich enkel op de administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de voorbereiding, uitvoering en afronding van de ruiming van graven op de Nieuwe Begraafplaats. Reguliere werkzaamheden van de begraafplaatsadministratie vallen buiten de opdracht.

Van de opdrachtnemer wordt aantoonbare kennis en ervaring verwacht op het gebied van begraafplaatsadministratie en de administratieve processen rondom het ruimen van graven. Een zorgvuldige en betrouwbare uitvoering van deze opdracht is essentieel om de daadwerkelijke ruiming verantwoord te kunnen laten plaatsvinden.

De opdrachtnemer vervult de rol van kartrekker van de administratieve voorbereiding van de ruiming. Hij/zij is het aanspreekpunt en coördineert het proces, bewaakt de voortgang en stemt actief af met de verschillende collegas die betrokken zijn bij het begraafplaatsbeheer. Daarbij weet de opdrachtnemer de collegas van Burgerzaken doelgericht te betrekken en kennis over te dragen in het proces.

In de uitvoering werkt de opdrachtnemer secuur en controlegericht, met als doel te komen tot zorgvuldige onderbouwde resultaten waarop de betrokken medewerkers kunnen vertrouwen.

Procesinrichting en coördinatie

• Opstellen en inrichten van werkprocessen ten behoeve van de administratieve voorbereiding van de ruiming.
• Begeleiden en coördineren van het administratieve proces rondom de ruimingsopgave.
• Afstemmen van werkzaamheden met medewerkers van team Burgerzaken en overige betrokkenen.
• Collegas, externe partners en stakeholders betrekken en meenemen in het proces.

Inventarisatie en dossieronderzoek

• Inventariseren van graven die onderdeel uitmaken van de ruimingsopgave.
• Toetsen van grafstatussen op grafniveau.
• Controleren fysieke of digitale dossiers (verklaringen) en beoordelen van geldigheid.
• Controleren van te ruimen graven op de aanwezigheid van behoudenswaardige graven en overige bijzonderheden.
• Opstellen van concept- en definitieve lijsten van te ruimen graven op de Nieuwe Begraafplaats.
• Vastleggen van gemaakte keuzes.

Communicatie en voorlichting

• Opstellen correspondentie en publicaties ten behoeve van de ruiming.
• Versturen van de correspondentie aan rechthebbenden en belanghebbenden.
• Informeren van uitvaartondernemers, steenhouders en andere betrokken partijen.
• Op werkdagen beantwoorden van vragen van rechthebbenden, nabestaanden en overige belanghebbenden per telefoon en e-mail.
• Behandelen en registreren van reacties op aanschrijvingen en publicaties.
• Fungeren als sparringpartner/coach voor administratieve processen rondom de begraafplaatsen, naleving van de beheersverordening en zorgen voor duidelijke en efficiënte werkafspraken.

Ondersteuning uitvoering en afronding ruiming

• Beschikbaar staan voor vragen van collegas, nabestaanden en overige betrokkenen tijdens de uitvoering van de ruiming.
• Administratief verwerken van uitgevoerde ruimingen in Centric Begraven op grafniveau.
• Registreren en verwerken van wijzigingen die voortvloeien uit de uitvoering van de ruiming.
• Zorgdragen voor archivering, dossiervorming en overdracht van informatie.

Aan het einde van de opdracht is er voor de 464 graven van de Nieuwe Begraafplaats een:

• een gecontroleerde en geactualiseerde begraafplaatsadministratie;
• complete en juridisch controleerbare dossiers;
• definitieve lijsten van te ruimen graven;
• een actueel overzicht van rechthebbenden en grafrechten;
• een administratieve basis waarmee de uitvoering van de ruiming in het eerste kwartaal van 2027 kan plaatsvinden.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. In het bezit van een geldig rijbewijs B
3. Aantoonbare werkervaring met de applicatie Centric Begraven
4. Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie
5. Beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
6. Uiterlijk beschikbaar per 9 november 2026 voor gemiddeld 16 uur per week
7. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzpers. Mocht je als zzper willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal drie jaar werkervaring met verschillende gemeentelijke organisaties
2. Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring op het gebied van het administratief voorbereiden van ruimingen in opdracht van gemeenten
3. Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de begraafplaatsadministratie in de laatste vijf jaar, zodat de kennis actueel is
4. Aantoonbare werkervaring met het werken in Centric Begraven
5. Aantoonbare werkervaring met het borgen van de continuïteit van administratieve processen en dienstverlening, inclusief kennisoverdracht en vervangingsregeling bij ziekte, verlof of andere afwezigheid

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken