Bestuurssecretaresse - Mijdrecht

Wil jij een cruciale rol spelen in het hart van een bruisende organisatie? Als Bestuurssecretaresse ben jij de onmisbare schakel die het college, de gemeentesecretaris en directieleden volledig ontzorgt, zodat zij zich kunnen richten op hun strategische taken. Je duikt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is, beheert complexe agenda’s en anticipeert proactief op wat nodig is. Ben jij die professional die met nauwkeurigheid en organisatietalent echt het verschil maakt? Dan is deze functie iets voor jou!

Wat ga je doen?

• Je gaat prioriteiten bepalen in inkomend telefoonverkeer, e-mails en alle verzoeken voor afspraken, en hierover adequaat communiceren met de betrokkenen.
• Je gaat de inkomende post en e-mail stroom van de bestuurs- en directieleden verwerken en organiseren, zodat belangrijke informatie tijdig en op de juiste plek terechtkomt.
• Je gaat correspondentie voorbereiden, opstellen en redigeren, waarbij je zorgt voor een professionele en foutloze communicatie.
• Je gaat de vergaderstukken voorbereiden, completeren en verspreiden, zodat alle deelnemers goed geïnformeerd aan vergaderingen kunnen deelnemen.
• Je gaat notuleren tijdens diverse vergaderingen, de genomen besluiten vastleggen en de actiepunten bewaken.
• Je gaat de archivering van documenten en dossiers conform de geldende procedures nauwkeurig uitvoeren en bijhouden.
• Je gaat als eerste aanspreekpunt fungeren voor zowel interne als externe contacten, waarbij je zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst.
• Je gaat ondersteuning bieden bij de organisatie van evenementen, bijeenkomsten en representatieve taken, en ervoor zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.
• Je gaat de uniforme werkwijze snel eigen maken en hier consistent naar handelen, zodat de samenwerking binnen het team efficiënt en eenduidig verloopt.
• Je gaat in een dynamische omgeving het overzicht bewaren, processen soepel laten verlopen en op het juiste moment anticiperen op wat nodig is.
• Je gaat de bestuurs- en/of directieleden volledig ontzorgen dankzij jouw professionaliteit en proactiviteit, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Eisen (knock-out)

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox of MS Office.
• Je bent beschikbaar per 1 december 2026 voor minimaal 28 uur per week.

Wensen (gunningscriteria)

• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met secretariële en organisatorische werkzaamheden binnen een overheidsinstelling of gemeentelijke organisatie.
• Je beschikt over de competenties klantgericht, samenwerken, stressbestendig, omgevingsbewust/politiek sensitief, organisatievermogen, nauwkeurig, communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk), proactief, flexibel, zelfstandig, integer, besluitvaardig en gedecideerd, en empathisch.

Je kunt reageren tot dinsdag 20 oktober 2026.

• Een goed salaris, of uurtarief als je ZZP’er bent
• Een opdracht van 6 maanden
• Een opdracht van 28 uur per week
• Wij bieden je cursussen en trainingen aan via onze Alisitas Academy, waarbij je zelf kunt aangeven wat je nodig hebt en belangrijk vindt
• Onze backoffice biedt ondersteuning in geval van incidenten. Zo sta je er niet alleen voor