Medewerker Bedrijfsbureau Amsterdam

Vacature in het kort

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het invoeren van belangrijke gegevens voor de financiele administratie. Je zorgt ervoor dat facturen op tijd en correct worden verwerkt. Dit doe je door samen te werken met verschillende teams. Je werkt bij een bedrijf dat zich inzet voor een schonere wereld door afval te verminderen en te recyclen. Ze gebruiken de nieuwste technologieen voor een duurzame aanpak. Je krijgt de kans om in een team te werken dat elke dag bijdraagt aan een beter milieu. Lees verder om te ontdekken welke uitdagingen op jou liggen te wachten.

Volledige vacaturetekst

Wat ga je doen?

Als Functionaris ben je verantwoordelijk voor het nauwkeurig invoeren van (rit)gegevens en chauffeursbonnen ten behoeve van de Accounting. Je draagt zorg voor de uitvoering van de verkoopfacturatie en bent verantwoordelijk voor het opstellen van diverse aanvullende rapportages. Jouw belangrijkste doel is om te zorgen voor een juiste, tijdige en volledige aanlevering van facturen aan het Financial Shared Service Center.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Invoeren van (rit)gegevens en chauffeursbonnen voor de Accounting.
• Uitvoeren van de verkoopfacturatie.
• Samenstellen, controleren, verwerken en corrigeren van gegevens uit diverse systemen.
• Opstellen van aanvullende rapportages voor een optimale financiële administratie op het gebied van facturatie.
• Zorgen voor een juiste en tijdige aanlevering van facturen aan het Financial Shared Service Center.

Kwalificaties en vaardigheden:

• Gedegen kennis van financiële administratie en facturatieprocessen.
• Ervaring met het werken met diverse systemen en software voor gegevensverwerking.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail om fouten te identificeren en corrigeren.
• Sterke analytische vaardigheden om complexe gegevens te interpreteren en te rapporteren.
• Goede communicatieve vaardigheden om effectief samen te werken met verschillende teams binnen de organisatie.

Als jij gedreven bent om bij te dragen aan een optimale financiële administratie en graag werkt aan het verbeteren van processen, dan nodigen wij jou uit om te solliciteren naar deze uitdagende functie als Functionaris.

Taken en verantwoordelijkheden:

Weegbrug en Portiersfunctie:

• Weegt en registreert binnenkomende en uitgaande afvalstoffen, bedient de weegbrug en fungeert als portier.
• Signaleert afwijkingen ten opzichte van de procedure of lading en meldt deze aan de verantwoordelijke functionaris.

Orderafwikkeling:

• Registreert, controleert en corrigeert gegevens uit het operationele proces, zoals uren per klant, gewicht van ingezameld en afgevoerd afval, en ledigingsbonnen. Kan foutmeldingen interpreteren en gerichte actie ondernemen.
• Registreert, controleert en archiveert bonnen en ritgegevens uit de boordcomputer en weegbrug om correcte en tijdige facturatie mogelijk te maken.
• Bewaakt de tijdige aanlevering van gegevens door de afdeling Operations voor maandafsluiting en verricht algemene administratieve werkzaamheden, zoals documenten klasseren.

Verkoopfacturatie:

• Controleert en complementeert opdrachtgegevens/begeleidingsbrieven.
• Produceert (proef)facturen en belast uitbestede werkzaamheden door aan klanten.
• Signaleert en volgt doorbelastingen op met lage of negatieve marge op. Vraagt indien nodig creditnota's aan en bewaakt de correcte afhandeling.
• Verwerkt correcties van facturen naar aanleiding van klachten en maakt creditnota's na goedkeuring.
• Signaleert en volgt afwijkingen op in het verkoopfacturatieproces.
• Voegt op verzoek van klanten bescheiden toe aan facturen.
• Controleert de aansluiting van de orderadministratie met de financiële administratie (upload).
• Verstrekt rapportages en passende informatie aan vertegenwoordigers, klanten en relaties.
• Levert relevante schattingen en informatie ten behoeve van (maandelijkse) financiële rapportages en draagt zorg voor adequate archivering.
• Draagt bij aan klachtenregistratie en -afhandeling met betrekking tot facturatie.

Verplichtingenadministratie:

• Voert werkzaamheden uit voor een optimale, correcte en tijdige financiële administratie.
• Controleert en matcht (aflettert) facturen met opgebouwde verplichtingen in het operationele systeem.
• Vraagt creditnota's aan bij leveranciers en verwerkers.
• Controleert en zuivert openstaande verplichtingen en niet verwerkte inkoopfacturen.
• Verwerkt financiële mutaties in de administratie.
• Controleert ingevoerde gegevens van orderafwikkeling op juistheid en volledigheid, corrigeert gegevens in overleg met operations en SSC.

Algemeen:

• Voert aanvullende administratieve werkzaamheden uit ter ondersteuning van de afdeling.

Waar ga je werken?

Onze opdrachtgever streeft naar een wereld waarin afval niet meer bestaat

. We streven ernaar om afval te voorkomen, te hergebruiken en te recyclen, zodat de beschikbare grondstoffen niet nog schaarser worden. Als vooraanstaand waste-to-productbedrijf leveren wij een belangrijke bijdrage aan het milieu. Samen met onze klanten geven wij nieuw leven aan de 14 miljoen ton afval die we verzamelen en verwerken, afkomstig van onze klanten en 2 miljoen huishoudens. Dankzij onze expertise en het gebruik van de nieuwste technologieën en innovaties wordt maar liefst 89% van deze afvalstromen gerecycled of hergebruikt. Door duurzame oplossingen te bieden voor vrijwel elk afvalvraagstuk, voorkomen we jaarlijks de uitstoot van 3 miljoen ton CO2.

Verder is het bedrijf goed te bereiken vanuit Amsterdam, Haarlem en Alkmaar

Wie ben je?

• Je hebt MBO/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratieve achtergrond.
• Aantoonbare ervaring met gevaarlijk (chemisch) afval en transport of sterke affiniteit hiermee.
• Je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden, bent accuraat in de administratie en kunt makkelijk communiceren met verschillende partijen.
• Je bent positief ingesteld, denkt in oplossingen en ziet kansen liggen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (Engels en Duits is een grote pre) en ervaring met verschillende programma’s en MS Office.
• Je komt te werken in een team van 6 collega’s die zich dagelijks inzetten voor een duurzamere wereld. Voor deze rol werk je in een 2-ploegendienst.
• Je beschikt over aantoonbare administratieve werk ervaring

Wat mag je verwachten?

• Een contract met mogelijkheid tot vaste aanstelling bij goed functioneren.
• Een salaris tussen €2.042,68 - €3.064,01 bruto per maand op basis van ervaring.
• 10% extra toeslag voor werken in 2 ploegen.
• 24 vrije dagen per jaar.
• Reiskostenvergoeding, pensioenopbouw, fietsplan en korting op sportabonnement.
• Een uitdagende werkomgeving in een dynamische sector.