Functioneringsgesprek | Oude versus nieuwe stijl (& tips)

Decennialang navigeerden HR managers en leidinggevenden

• van een planningsgesprek aan het begin van een arbeidsovereenkomst;
• via een functionerings- of voortgangsgesprek halverwege het jaar;
• naar het eindejaarsgesprek.

Een toenemend aantal werkgevers neemt echter afscheid van deze manier van evalueren. Waar de traditionele aanpak uitmondt in een beoordeling achteraf, staan in moderne benaderingen vooral het vooruit denken en de ontwikkeling van medewerkers centraal. In deze context spreekt men daarom ook wel van een ontwikkelgesprek of verbetergesprek. Is de traditionele aanpak nog wel van deze tijd?

Wat is een functioneringsgesprek?

Tijdens deze dialoog beoordeelt een werkgever de prestaties, het gedrag en de ontwikkeling van een medewerker. Zo'n evaluatiemoment valt onder het thema loopbaanontwikkeling en kan bijvoorbeeld halfjaarlijks, maar ook na de afronding van een project plaatsvinden.

Wat is het nut van prestatiebeoordelingen?

Voordelen van een evaluatiegesprek (onder andere):

• Met name bij kleine bedrijven kan helder worden in hoeverre het individuele functioneren van een werknemer van invloed is op de algehele teamprestatie.
• Het verduidelijkt de rol en de status van een personeelslid in je organisatie.
• Het stelt je in staat om positieve feedback te geven. Ook kun je aangeven wat er beter kan, zodat een werknemer zich kan ontplooien.
• Het kan vorm en inhoud geven aan het persoonlijke ontwikkelingsplan (POP) van een medewerker.
• Je kunt werknemers belonen op basis van geleverde prestaties. Denk aan een salarisverhoging of betere arbeidsvoorwaarden.
• Het biedt een mogelijkheid om problemen te bespreken, valse verwachtingen bij te stellen en/of doelstellingen te heroverwegen.

Waarin verschilt een beoordelingsgesprek van een functioneringsgesprek?

• Een klassiek beoordelingsgesprek is vooral eenrichtingsverkeer. Je geeft als leidinggevende een rapportcijfer voor de prestaties van je medewerker. Zijn alle doelstellingen gehaald en is er naar behoren gefunctioneerd?
• Een voortgangsgesprek is voornamelijk een tussentijdse update. Deze prestatiebeoordeling heeft zowel betrekking op het functioneren van een persoon als op de onderlinge arbeidsverhouding. Er is meer interactie.

Wat is er mis met het traditionele evaluatiegesprek?

In zijn boek Het Nieuwe Belonen (2017) concludeerde VU-docent HRM Kilian Wawoe dat zowel medewerkers als managers het traditionele beoordelingsgesprek, oneerlijk, demotiverend en een verspilling van tijd en geld vinden. Het zou bovendien niet bijdragen aan betere prestaties van het personeel. Het was tijd voor een nieuwe, meer coachende aanpak waarin tweerichtingsverkeer en motiverende feedback centraal zouden moeten staan. Gelukkig verkiest een groeiend aantal werkgevers een doorlopende, transparante dialoog.

Wat is een bottom-up voortgangsgesprek?

Moderne, dynamische organisaties hanteren geen top-down, maar een bottom-up model. Traditionele beoordelingsmethoden maken plaats voor ontwikkelingsgesprekken. Het gaat niet zo zeer om evaluatie achteraf, als wel om continue coaching en stimulering. In gezamenlijkheid wordt, zo halverwege het jaar, bepaald of doelstellingen nog haalbaar zijn. Medewerkers hebben zelf veel meer regie over hun ontwikkeling dan voorheen. In plaats van slechts een paar gespreksmomenten per jaar, overleggen zij maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks met hun leidinggevenden.

Hoe voer je een bottom-up beoordelingsgesprek?

Wanneer je de focus legt op de ontwikkeling van je medewerkers, kun je niet meer volstaan met slechts één evaluatiemoment per jaar. Je voert tenslotte een continue dialoog en je speelt veel meer een coachende en stimulerende rol.

Let er tijdens het bespreken van de voortgang op dat je:

• het gesprek voert op basis van gelijkwaardigheid;
• uitlegt hoe je de werknemer beoordeelt;
• resultaatafspraken maakt voor de korte termijn;
• nadruk legt op de positieve eigenschappen en resultaten;
• om feedback vraagt van directe collega's en eventueel ook van klanten (360 graden input);
• de hele ontwikkelcyclus documenteert en digitaliseert.