Wat is Plan Do Check Act (PDCA)?

Waarom gebruik je PDCA?

PDCA (Plan, Do, Check, Act of PDCA-cyclus) is een aanpak in vier fasen om een verbetering in je bedrijf door te voeren. De gedachte achter deze aanpak is dat je elke dag een beetje beter presteert. Als leidinggevende leg je binnen elke fase de lat steeds hoger. Je medewerkers leren en verbeteren zichzelf dan continu.

Het is zelfs zo dat je na elke PDCA-cyclus een nieuwe, nog betere cyclus start. Van elke cyclus leer je namelijk voor de volgende verbetercyclus. Het gaat dan ook om een steeds herhalend proces en dat betekent dat je telkens start bij 'Plan' en eindigt met 'Act'.

Wat wil je precies verbeteren in je bedrijf? 4 voorbeelden

• De kwaliteit van producten of diensten
• De werkprocessen die gerelateerd zijn aan producten of diensten
• De efficiency/mentaliteit van werknemers
• Alle bovengenoemde punten tegelijk!

De 4 fasen van Plan Do Check Act

PDCA staat dus voor Plan Do Check Act. Maar wat houden deze termen precies in?

Plan = verbeterplan opstellen.

Do = uitvoering van het plan.

Check = meting en toetsing van de KPI's.

Act = eindevaluatie van het traject en borging van de succesvolle stappen.

Deze vier acties vormen samen de vier fasen van een cyclus: de PDCA-cyclus. Maar hoe vul je fasen concreet in? Wat zijn de stappen die je binnen elke fase moet zetten? Het volgende overzicht is je leidraad.

Fase 1 - Plan

1. Definieer het probleem en de (kern)oorzaken. Gebruik hiervoor de data die je al hebt.
2. Breng ook de huidige processen in kaart. In hoeverre werken die (niet)?
3. Stel een verbeterplan op. Beschrijf hierin het probleem en de aanpak (de stappen die nodig zijn om het huidige probleem wel goed aan te pakken). Omschrijf ook duidelijk welk resultaat je wilt behalen.
4. Maak je plan (je doel) SMART met concrete KPI's. Dit zijn de voorwaarden voor de data die je moet hebben.
5. Stel het team samen dat het plan gaat uitvoeren. Dit kan een Kaizenteam zijn. Zorg hierbij voor voldoende en gekwalificeerde werknemers en leg hen duidelijk uit wat het doel is.

Fase 2 - Do

1. Voer de verbeterstappen uit met je team.
2. Houd tegelijkertijd strak toezicht op de verbeterstappen uit je plan. Dit doe je door de data over deze stappen voortdurend te registreren en te analyseren. Heel belangrijk is dat deze gegevens al vanaf het begin duidelijk en betrouwbaar zijn. Waar nodig, stuur je meteen bij.

Optioneel: Je kunt verbeterstappen eerst testen in een gecontroleerde testomgeving. Een PDCA-cyclus kan dus ook eerst een experiment zijn.

Fase 3 - Check

1. Voer met je team een tussentijdse evaluatie uit van het plan en de verbeterstappen. Wat is het vooraf bepaalde doel en wat is er echt gerealiseerd?
2. Kijk eerst naar alle verzamelde gegevens en vergelijk die met de doelgegevens.
3. Bespreek dan de positieve en negatieve resultaten in het traject met je team. Voor positieve resultaten uit je jouw waardering: dit is heel belangrijk voor je medewerkers.
4. Bepaal met het team welke zaken nog bijsturing nodig hebben en hoe. Pas de KPI's hier eventueel voor aan. Zo leg je een goede basis voor de volgende fase.

Fase 4 - Act

1. Voer met het team de verbeterstappen uit om de afwijkingen te corrigeren.
2. Voorkom tegelijkertijd dat er nieuwe afwijkingen optreden. Blijf bijsturen!
3. Voer samen met het team eindevaluatie uit. Hoe ging het traject in zijn geheel? Welke stappen leveren de gewenste resultaten op? En welke niet?
4. Borg de stappen die tot succes hebben geleid. Dit heet ook wel 'securing'. Deze stappen kun je dan in de toekomst inzetten voor een nieuwe verbetering, met een nieuwe PDCA-cyclus.

Is het probleem niet opgelost? Start dan een nieuwe PDCA-cyclus. Ga net zo lang door tot er wel een concrete aanpak en dus oplossing ligt.

Hoelang duurt een PDCA-cyclus?

De duur van een PDCA-cyclus hangt af van de grootte en de complexiteit van het probleem dat je wilt oplossen. Voor 'kleine' problemen kun je een PDCA-cyclus van een dag invoeren. Voor 'grote' problemen moet je denken aan een traject van een week, maand, kwartaal of jaar.

Onthoud ook dat je eigenlijk nooit echt klaar bent met PDCA. Je streeft namelijk naar continue verbetering in je bedrijf en er valt altijd wel wat te verbeteren. Na elke cyclus start je dus een nieuwe cyclus op. Die kan voor hetzelfde probleem zijn of voor een ander probleem. Het gaat er namelijk om dat je succesvolle verbeterstappen uit een cyclus implementeert en later eventueel weer verbetert!

Borg de stappen die tot succes hebben geleid.

Wat zijn de voordelen van Plan Do Check Act?

Een PDCA-cyclus geeft je de kans om problemen op te lossen met harde feiten (data). Beslissingen die gebaseerd zijn op een mening of gevoel zijn namelijk vaak niet de beste of juiste beslissingen voor een bedrijf. Data maken een probleem juist inzichtelijk en dus ook oplosbaar. Juist aan de hand van deze data kun je concrete stappen bedenken.

Tegelijkertijd ontwikkelen je medewerkers een mentaliteit van verbetering en verantwoordelijkheid. Hun werkzaamheden in de cyclus zijn immers continu op verbetering gericht. Omdat hun prestaties ook meetbaar zijn, hebben ze ook sneller grip op hun eigen functioneren. Dit geeft ze een gevoel van controle en dus vaak ook een gevoel van (meer) werkplezier!