Wat is Stakeholder Management?

Wat zijn stakeholders?

In een bedrijf organiseer je projecten. Bij elk project zijn personen of partijen betrokken die belangen ('stakes') hebben in het bedrijf en (ook) een bepaalde invloed uitoefenen. Deze personen of partijen noem je 'stakeholders'.

Wat is dan stakeholdermanagement?

Met stakeholder management zorg je ervoor dat de eisen, verwachtingen en belangen van de stakeholders bij een project niet uit het oog worden verloren. Maar wie zijn eigenlijk je stakeholders? Denk aan:

• Teamleden
• Leidinggevenden (het 'hoger management')

• Klanten
• Leveranciers
• Sponsors
• Aandeelhouders
• Bedrijven die samenwerken met jouw bedrijf
• Overheidsinstanties

Wat is het doel van stakeholder management?

Het doel van stakeholder management is dat je een project tot een goed einde brengt. Dit doe je door drie zaken goed voor ogen te houden:

1. Je moet voldoende draagvlak bij de stakeholders creëren.
2. Je moet zo veel mogelijk belangen van stakeholders tegemoetkomen.
3. Je moet zo veel mogelijk verstorende factoren vanuit allerlei richtingen voorkomen.

Wanneer pas je stakeholder management toe?

Stakeholder management is geen eenmalig proces. Het is eerder een manier van werken die je altijd moet aanhouden als je een project wilt starten. Je moet daarom altijd eerst de belangen van de stakeholders in kaart brengen en beheren (managen). Dit is niet altijd eenvoudig, zeker als stakeholders tegengestelde belangen hebben.

Goed stakeholder management houdt in dat jij op alle verwachtingen en belangen kunt anticiperen om het project goed te laten eindigen.

Hoe organiseer je stakeholder management? 5 stappen

Zoveel mensen, zoveel wensen. In een project moet je met talloze factoren rekening houden, zeker als er allerlei belangen spelen. Gelukkig kunnen deze vijf stappen je helpen met het creëren en behouden van overzicht. Anders gezegd: je gaat nu concreet stakeholder management toepassen.

Stap 1. Maak een lijst van belanghebbenden

Welke personen of partijen hebben allemaal invloed op het project? Ga ook na welke houding en meningen een persoon of partij heeft over het project. Noteer ook welke eisen en belangen bij deze persoon of partij horen en hoe die zich verhouden ten opzichte van het project. Want welk doel of welke doelen moet het project dienen? Wie heeft daar baat bij en wie niet? Wie zou jouw project zelfs actief willen tegenwerken, en wie niet?

Stap 2. Breng de details in kaart

Breng alle gevonden details over de stakeholders in kaart. Hiervoor kun je verschillende bedrijfsschema's (naast elkaar) gebruiken, bijvoorbeeld het ui-model, de SWOT-analyse of het macht-interesse schema. Belangrijk is dat je een glashelder beeld krijgt van het 'speelveld' en van alle kansen en risico's bij het project.

Stap 3. Stel een communicatiebeheerplan op

Bepaal vanuit je schema wat en hoe vaak je met de betrokken stakeholders moet communiceren. Hiervoor stel je een communicatiebeheerplan op. Het kan zelfs zo zijn dat je voor elke stakeholder een aparte communicatiestrategie moet bedenken.

Plan hierna de meeste contactmomenten met de belangrijkste stakeholders. Bepaal ook welke teamleden de contactmomenten tijdens het hele project onderhouden. Gekozen teamleden moeten wel goed passen bij de gekozen stakeholders. Ook moeten je teamleden goed op de hoogte zijn (en blijven) van de meningen en belangen van deze stakeholders.

Stap 4. Benader alle stakeholders

Organiseer hiervoor (live) een-op-eengesprekken of groepsvergaderingen. Onthoud dat deze gesprekken cruciaal zijn voor het opbouwen van vertrouwen en respect tussen elke betrokken persoon of partij. Zeker in het begin moet je je richten op een sterke relatie met je stakeholders!

Bespreek de meningen, eisen en belangen van de stakeholders ook regelmatig met je team. Zorg ervoor dat er uit elk overleg concrete acties ontstaan om de stakeholders tegemoet te komen, dan wel te overtuigen en dus aan boord te houden.

Heel belangrijk is hierbij dat je qua haalbaarheid de zaken zo realistisch mogelijk voorstelt. Stel je tegelijkertijd ook flexibel op: stakeholders kunnen namelijk op elk moment van mening veranderen of ineens een andere verwachting hebben.

Stap 5. Betrek de stakeholders bij het project

Probeer de stakeholders voortdurend te betrekken bij het project en blijf je aandacht richten op hun verwachtingen. Afhankelijk van wat het project inhoudt, zal misschien niet iedereen het met de doelstelling eens zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om een bezuinigingsproject, waardoor er banen op het spel komen te staan.

Wat is 'goed' stakeholder management?

Goed stakeholder management houdt in dat jij op alle verwachtingen en belangen kunt anticiperen om het project goed te laten eindigen. Of die verwachtingen en belangen positief of negatief zijn: jij zorgt met je team voor gepaste oplossingen.

Welke vaardigheden moet je hebben om stakeholder management uit te voeren?

Om stakeholder management uit te voeren, heb je deze vaardigheden nodig:

1. Je hebt een breed inzicht in de politieke verhoudingen in een bedrijf of organisatie.
2. Je bent communicatief vaardig en je luistert goed naar de behoeftes van betrokken partijen.
3. Je bent diplomatisch ingesteld. Je creëert voldoende draagvlak en je probeert tegelijkertijd zo veel mogelijk conflicten te voorkomen.
4. Je stelt je flexibel op. Meningen en strategieën kunnen tenslotte plotseling veranderen.
5. Je kunt goed met verschillende partijen onderhandelen. Je bent ook bereid om compromissen te sluiten.

Wat zijn de voordelen van stakeholder management?

Stakeholder management (correct) plannen en toepassen heeft verschillende voordelen:

1. Je krijgt inzicht in alle belangen die in en rond het bedrijf spelen.
2. Je stuurt 'alle neuzen' dezelfde kant op. Een project heeft dan een grotere kans om te slagen.
3. Je voorkomt actief conflicten tussen stakeholders onderling en tussen stakeholders en het bedrijf.
4. Je betrekt belanghebbende partijen actief bij een project. Zo laat je zien dat je transparant te werk gaat (en dat is goed voor het imago van je bedrijf).
5. Door eerdere samenwerkingen tussen jouw team en de stakeholders (of de stakeholders onderling) kunnen er vaste samenwerkingsvormen ontstaan. Die kunnen tot weer nieuwe ideeën en successen leiden!