Strategische Personeelsplanning (SPP) Organiseren

Wat is strategische personeelsplanning?Je bedrijf wil heel lang kunnen bestaan. Maar om te overleven, heb je wel een strategie nodig. Zeker als je te maken krijgt met een personeelstekort, een stevige concurrentie of een economische dip.

Strategische personeelsplanning, ofwel SPP, is één manier om te werken aan de toekomstbestendigheid van je bedrijf. Je focust dan specifiek op je personeel. Kernvragen zijn zelfs: wat voor medewerkers heb je nu en in de toekomst nodig en wat hebben zij nodig om topprestaties voor je bedrijf te (blijven) leveren?

Stappenplan strategische personeelsplanning

Hoe pas je strategische personeelsplanning toe? Dit stappenplan bevat verschillende analyses die ertoe gaan leiden dat je een goed doordacht personeelsbeleid uitstippelt en invoert.

Stap 1. Analyseer je bedrijf

Sta even stil bij waar je bedrijf nu staat. Probeer antwoorden te vinden op dit soort vragen, zodat je een beeld krijgt van de veranderingen waar je je alvast op moet voorbereiden.

• Hoe gaat het financieel?
• Waar hebben jouw klanten behoefte aan?
• Welke trends of ontwikkelingen voeren de boventoon op de markt?
• Wat doet de concurrentie nu en straks?
• Zijn er dus nieuwe vaardigheden, competenties en specialisaties nodig?
• Waar heeft je personeel zelf behoefte aan om het werk goed te kunnen uitvoeren?

Stap 2. Betrek HR in je beleid

De afdeling HR of Personeelszaken regelt alle zaken rondom je personeel. Het is dus logisch dat je deze afdeling betrekt strategische personeelsplanning. Misschien moeten zij sollicitatieprocessen en onboarding-processen optimaliseren. En met nieuwe ideeën komen om medewerkers zich te helpen ontwikkelen of hen aan boord te houden. Samen met HR bepaal je wat er precies moet gebeuren en dit begint vaak met een analyse van je personeel.

Stap 3. Analyseer je personeelsbestand

Om je bedrijf toekomstbestendig te maken, heb je bepaald talent nodig. Kijk daarom naar je huidige medewerkers. Wat zijn hun sterke en zwakke punten? Zoek uit welke talenten je goed kunt gebruiken en kijk naar talenten die (door)ontwikkeling nodig hebben.

Misschien moet je individuele verbeterplannen opstellen en/of extra trainingen aanbieden. Het kan ook zijn dat je nieuw talent wilt aantrekken. Ook hier moet je aparte strategieën voor opstellen, zeker als er sprake is van veel concurrentie.

Sowieso wil je ontevredenheid bij je werknemers voorkomen én personeelsverloop (dus kennisuitval) tegengaan. Breng daarom ook de in- en uitstroom van het personeel goed in kaart. Hoe is dit de afgelopen jaren gegaan? En wat verwacht je de komende jaren op dit vlak?

Bedenk dat jouw aanbod als werkgever ook goed moet zijn op alle vlakken. Focus je dus niet alleen op de mogelijkheden in training en werving, maar neem ook de door jou aangeboden salarissen en arbeidsvoorwaarden onder de loep. Heel belangrijk is hier dat je dan goed weet waar je medewerkers behoefte aan hebben.

Kernvragen zijn hier dus:

• Bied je voldoende salaris aan?
• Bied je goede, dan wel flexibele arbeidsvoorwaarden aan?
• Bied je genoeg groeikansen?
• Hoe trek je het juiste talent aan?
• Hoe ondervang je personeelsverloop door pensioen of baanwisseling?

Stap 4. Analyseer de middelen en de processen in het bedrijf zelf

In elk bedrijf bestaan concrete middelen om het werk te kunnen uitvoeren, denk bijvoorbeeld aan een productiemachine. Ook zijn er specifieke werkprocessen. Kijk daarom ook of je qua middelen en werkprocessen iets moet veranderen om op lange termijn te kunnen opereren. Belangrijk is hierbij dat je goed kijkt naar wat echt efficiënt is voor je medewerkers en dus voor het bedrijf.

Stap 5. Leg je plan van aanpak vast

Doelen en acties met betrekking tot je personeel leg je vast in een plan van aanpak. Dit document deel je met de afdelingen die je actief in je nieuwe beleid wilt betrekken. Het doel hiervan is dat iedereen weet welke koers je wilt varen en welke acties daarvoor nodig zijn.

Belangrijk is wel dat je processen in de gaten blijft houden. Stuur bij wanneer dat nodig is en wees bereid om processen te veranderen of te laten gaan als ze niet tot het gewenste effect leiden. Groei betekent namelijk soms ook: experimenteren en risico’s durven nemen.