De alledaagse werkvloer zorgt soms voor een 'sleur', waardoor medewerkers niet altijd tot frisse ideeën kunnen komen. Door eens op een externe locatie te vergaderen, inspireer je werknemers opnieuw. Je werkt dan samen in alle rust aan een specifiek doel en aan teambuilding.
Is iedereen toe aan wat nieuwe energie? Een heidag kun je al in vijf stappen organiseren!
Je intentie is heel belangrijk. Wat wil je bereiken tijdens de heidag? Op basis hiervan bedenk je een specifiek thema waarover je met je medewerkers gaat vergaderen. Een doel kan zijn: een nieuw project starten, een probleem oplossen of een bepaalde periode evalueren. Teambuilding kan uiteraard ook een doel op zich zijn, gecombineerd met het werken aan andere doelen.
Een heidag is bij uitstek geschikt om een frisse start te maken met bijvoorbeeld een project. Het beste is dan ook om een datum voor na de vakantieperiode te prikken. Je weet dan vrij zeker dat de medewerkers die je wilt uitnodigen aanwezig zullen zijn. Overigens hoeft dit niet per se stap 2 te zijn. Je kunt ook eerst een locatie zoeken om dan pas een datum te prikken.
Waar ga je de heidag houden? De mogelijkheden zijn eindeloos, maar het hangt vooral af van wat jij een geschikte locatie vindt. Misschien wil je letterlijk op een huisje aan de heide verblijven. Een hotel, kasteel of ergens in een stad is ook mogelijk. Kies vooral een plek waar voldoende mogelijkheden zijn om te ontspannen. Op een heidag is het namelijk juist de bedoeling dat je werk afwisselt met plezier.
En waar je ook besluit te vergaderen: let ook op de catering! Je medewerkers hebben namelijk genoeg 'brandstof' nodig om ideeën voor je bedrijf of organisatie te bedenken en uit te werken.
Tijd om alle activiteiten op de heidag in een schema te plannen! Bedenk sowieso een originele en inspirerende kick-off. Dit kan bijvoorbeeld een rondvraag over verwachtingen zijn, onder het genot van een lekker ontbijt.
Deel dan alle volgende activiteiten in tijdsblokken in. Zorg hierbij voor een goede afwisseling in werktijd en 'fun time'. Je werknemers moeten tussen de bedrijven door weer kunnen 'opladen'.
Let er wel op dat je het dagschema niet te strak invult. Een te strak schema kan de creativiteit temperen. Je medewerkers voelen zich dan misschien niet vrij genoeg om hun gedachten en ideeën te uiten. Blijf dus vooral flexibel.
Zodra je alle vorige stappen afgerond hebt, communiceer je het doel en de datum van heidag. Doe dit ruim op tijd, zodat je medewerkers ook echt de tijd hebben om zich voor te bereiden. Deze voorbereiding is al heel bepalend voor zowel de inhoud van de heidag als de sfeer: je medewerkers komen zo al tot de juiste mindset om de dag 'aan te gaan'.
Idealiter is je heidag opgebouwd uit verschillende activiteiten. Die kunnen binnen plaatsvinden, maar ook buiten, afhankelijk van de locatie die je kiest. Maar wat voor activiteiten kun je inplannen? Hier zijn zes voorbeelden.
Een brainstormsessie in het bos, inclusief picknick: waarom niet? Of je zoekt bewust naar een huurhuisje op de heide met een grote woonkamer (als vergaderzaal). Je kunt je sessies dan ook houden als het regent.
Vergaderen en lezingen organiseren kan ook op verschillende dynamische manieren. Bijvoorbeeld staand aan een tafel tijdens een barbecue of wandelend in een natuurgebied (wandelvergaderingen).
Als je de creativiteit van je werknemers wilt stimuleren, dan is een workshop heel geschikt. Je kunt bijvoorbeeld samen koken of hutten bouwen. Je laat je werknemers dan zelf de workshop verzorgen of je nodigt hiervoor een professionele begeleider uit.
Voor een goede afwisseling in je programma zijn ook sport en spel belangrijk! Denk aan samen wandelen, fietsen, voetballen, boogschieten of tafeltennissen. Denk ook zeker aan activiteiten voor het mentale welzijn voor je werknemers, zoals een yoga- of mindfulness-sessie.
Op zich is dit ook een activiteit. Je heidag is immers bedoeld om tot nieuwe ideeën en tot nieuwe afspraken met je medewerkers te komen voor een case of project. Het is zelfs heel belangrijk dat je eindigt met concrete afspraken, want hierop gaat je team straks voortbouwen als iedereen weer op de oude, maar vertrouwde werkvloer staat!
De heidag zit erop! Het is dan goed om even een moment te pakken om de dag te evalueren. Belangrijke vragen voor een evaluatie kunnen dan zijn:
Van de feedback die je krijgt van je medewerkers, kun je nieuwe heidagen plannen en organiseren. Ook voor deze heidagen blijft het belangrijk dat je werk met plezier combineert. Hopelijk heb je nu alvast genoeg inspiratie!
Inhoud
