Beoordelingsformulier: wat is het en waarom gebruik je het?

Wat is een beoordelingsformulier?

Op een beoordelingsformulier noteert een leidinggevende, een HR-medewerker of zelfs een directe collega het functioneren van een medewerker. Meestal is het zo dat leidinggevenden of HR-medewerkers het formulier invullen tijdens of na een beoordelingsgesprek (of: functioneringsgesprek) met de medewerker.

Bepaal wie het beoordelingsformulier invult

Een beoordelingsformulier kan dus door één of door verschillende partijen worden ingevuld. Gaat dit afzonderlijk of aanvullend op elkaar? Dit mag je zelf bepalen. Vooralsnog zijn dit de vier manieren waarop het formulier kan worden gebruikt.

1. Beoordeling door HR of leidinggevende - Als HR-medewerker of leidinggevende beoordeel jij de medewerker aan de hand van het formulier.
2. Peer review - Je nodigt collega's van de medewerker uit om het beoordelingsformulier in te vullen.
3. Zelfbeoordeling - Je vraagt je medewerker om zichzelf te beoordelen aan de hand van het formulier.
4. 360 graden feedback - Dit is een combinatie van de vorige drie methodes. Iedereen die samenwerkt met de medewerker geeft dan feedback. Dit heet ook wel de '360 graden feedback methode'.

Wat bespreek je in een beoordelingsgesprek?

Tijdens het gesprek bespreek je de prestaties en de ambities van je werknemer. De voor jou leidende hoofdvragen hierbij zijn:

• Waar staat je medewerker nu?
• Wat kan je medewerker (nog) doen om zijn of haar prestaties te verbeteren?

De focus van een beoordelingsformulier moet liggen op de ontwikkeling van je medewerker, zonder dat die aan zelfvertrouwen inboet. Leg daarom echt de nadruk op twee zaken: wat gaat er al goed en hoe kan de medewerker zichzelf nog verder verbeteren? En wat zijn de voordelen van een verbetering voor deze werknemer?

Waarom gebruik je een beoordelingsformulier?

Een beoordelingsformulier is handig om verschillende redenen:

Doel 1. Je gebruikt het formulier als leidraad voor het gesprek.

Doel 2. Het functioneren van je werknemer komt inzichtelijk en overzichtelijk in het formulier te staan.

Doel 3. Je maakt met je werknemer concrete afspraken over acties om zaken te verbeteren. Je legt dus samen (nieuwe) doelen vast. Deze afspraken komen ook in het formulier te staan of je koppelt ze als bijlage aan het formulier.

Doel 4. Je gebruikt het formulier als ijkpunt voor het volgende beoordelingsgesprek. Je gaat dan na wat er veranderd of verbeterd is ten opzichte van de vorige keer. Je verricht zo eigenlijk een meting van de vooruitgang bij je medewerker.

Doel 5. Verslagen van functioneringsgesprekken, waaronder dus ook het beoordelingsformulier, moet je altijd aan het personeelsdossier (of re-integratiedossier) van de werknemer toevoegen. Je bent namelijk verplicht om het functioneren van je werknemer te documenteren.

Hoe ziet een beoordelingsformulier eruit?

Beoordelingsformulieren kunnen er per bedrijf anders uitzien. Vooral de opmaak en de opbouw van het formulier verschillen meestal. Het belangrijkste is dat je in een formulier alle onderdelen terugziet die noodzakelijk zijn voor een goede en eerlijke evaluatie van je medewerker.

Uit welke onderdelen kan een beoordelingsformulier bestaan?

Meestal staan deze vaste onderdelen bovenaan het formulier:

• De naam van je medewerker.
• De functie en afdeling van je medewerker.
• De naam en de functie van de beoordelaar (collega, leidinggevende of HR-medewerker)
• De naam van je bedrijf.
• De datum van het beoordelingsgesprek of de beoordelingsperiode.
• Eventueel ook de naam van de medewerker die het beoordelingsgesprek afneemt. Dit kun je zelf zijn.

Welke onderdelen komen na de vaste onderdelen?

De verdere opbouw van het formulier mag je zelf bepalen, maar hier alvast een hint: veel bedrijven kiezen ervoor om na de vaste onderdelen een aantal tabellen met relevante criteria (prestatie-indicatoren) voor de werknemer te plaatsen.

Veel werkgevers maken ook gebruik van een beoordelingsschaal. Degene die het formulier invult, geeft dan scores aan een bepaalde vaardigheid. De scores kunnen uit cijfers bestaan, maar ook uit woorden. Bekijk deze vier voorbeelden maar eens:

Voorbeeld 1 (beoordelingsschaal met woorden)

Vaardigheid	Slecht	Redelijk	Goed	Zeer goed	Uitstekend
Kennis			x
Kwaliteit		x
Planning				x
Snelheid				x
Creativiteit		x
Nauwkeurigheid			x
Productiviteit				x
Resultaatgerichtheid					x
Behulpzaamheid			x
Klantgerichtheid					x
Representativiteit		x
Samenwerking met anderen			x
Leiderschap				x
Omgaan met deadlines		x

Voorbeeld 2 en 3 (beoordelingsschaal met cijfers)

Bij zelfbeoordeling:

• 'Hoe beoordeel jij de kwaliteit die je levert'? Geef een cijfer van 1 (zeer zwak) tot 10 (zeer sterk).
• Laat onder deze vraag een open ruimte staan voor nog een open vraag, bijvoorbeeld deze: 'Waarom scoor jij jezelf met dit cijfer?'

Als een medewerker een andere medewerker moet beoordelen:

• 'Hoe beoordeel jij de resultaatgerichtheid van (naam werknemer)? Geef een cijfer van 1 (slecht) tot 5 (uitstekend).
• Laat hieronder een open ruimte staan voor nog een vraag, namelijk: 'Waarom krijgt (naam medewerker) deze score van jou?'

Voorbeeld 4 (beschrijvende beoordeling)

Je kunt je werknemer ook een vraag voorleggen waarop hij of zij een uitgebreider antwoord op moet geven. Bijvoorbeeld deze:

• Vraag: Wat vind je leuk aan je functie en waarom?
• (Mogelijk) antwoord: Ik vind het leuk om als salesmedewerker te werken, omdat ik een kick krijg van het halen van targets.Daarnaast zorgt het werken met verschillende klanten voor veel variatie in mijn baan.

Hoe bepaal je relevante criteria voor in het formulier?

In ondernemingen komen veel verschillende soorten functies voor. Er bestaan dan ook letterlijk honderden mogelijke criteria. Kijk daarom eerst goed naar de functie van je medewerker en naar de belangrijkste werkdoelen binnen die functie.

Bestudeer ook het ontwikkelingsplan van je medewerker: Wat zijn de ambities van deze persoon? En hoe wil die zich eigenlijk ontwikkelen? Bepaal dan welke criteria nodig zijn om zowel persoonlijke doelen als bedrijfsdoelen te bereiken. Eventueel maak je voor elke functie een apart beoordelingsformulier.

Vergeet ook niet dat je de gewenste vaardigheden ook moet helpen ontwikkelen. Bedenk dus ook alvast welke hulpmiddelen je de medewerker kunt aanreiken.

Wat komt er onder de tabellen te staan?

Onder de tabellen kun je eventueel nog ruimte overlaten voor een 'Eindconclusie'. Daaronder laat je ruimte open voor gemaakte afspraken over resultaten en ontwikkeling. Ruimte reserveren voor (eigen) aantekeningen en handtekeningen mag natuurlijk ook.

Moet een beoordelingsformulier altijd ondertekend worden?

In de regel moeten de beoordelaar en de beoordeelde werknemer hun handtekeningen onder het formulier zetten. In de praktijk wordt hier echter vrij vaak van afgeweken. Streef je naar een perfecte (administratieve) afhandeling van het document? Het zetten van handtekeningen is dan zeker aan te raden.

Samengevat: wat voor informatie wil je uit het formulier halen?

Aan de hand van het beoordelingsformulier moeten er voor een HR-medewerker of leidinggevende en de werknemer de volgende zaken duidelijk worden:

1. Wat zijn de sterke en de zwakke punten van de medewerker?
2. Waar staat de medewerker in zijn of haar ontwikkeling?
3. Wat kan de medewerker doen om zaken te verbeteren? (Concrete actielijst)
4. Hoe kun jij de medewerker helpen om zaken te verbeteren? (Concrete tips en tools)
5. Welke concrete afspraken maken jullie dus? (Alle acties, inclusief deadlines)