Jubileum op het Werk organiseren: zo doe je dat

Stap 1. Kies de organisatoren

Organiseer je zelf het feest of vraag je andere medewerkers om er als team aan te werken? Als team een jubileum organiseren is zeker niet verkeerd! Je werkt samen aan een leuk 'project' en dat is eigenlijk een vorm van teambuilding.

Hoe ga je van start?

• Bepaal het budget. Hoeveel geld is er beschikbaar voor het feest, inclusief cadeau?
• Bepaal alvast een datum. Dit kun je later altijd nog bijstellen.
• Bepaal hoeveel medewerkers (en eventuele partners) ongeveer komen.
• Bedenk samen eerst het feest en de activiteiten (zie stap 2 en stap 3).

Maak een projectplan

Een jubileum organiseren is een project. Maak dus een projectplan en verdeel de taken onder de medewerkers van het feestteam. De een gaat bijvoorbeeld op zoek naar een geschikte locatie, de ander regelt spullen voor de activiteiten tijdens het feest.

Stap 2. Bepaal het soort feest (10 ideeën)

Jij of het 'feestteam' bepaalt wat voor feest bij de jubilaris hoort. Een ding is al zeker: het feest moet goed passen bij de persoonlijkheid en de interesses van de jubilerende werknemer. Misschien passen de volgende ideeën daarom wel?

• Borrel en etentje
• Themafeest (winter, tropisch, wilde westen, jaren '80 of anders)
• Muziek- of dansfeest (met dj of band)
• Workshop (met borrel en etentje achteraf)
• Varen op een partyboot

Nog 5 ideeën (low-budget)

• Vrijwilligersdag (als de jubilaris een passie heeft voor een goed doel)
• Potluck diner (vraag collega's om zelf gerechten te maken voor een gezamenlijk diner)
• (Thema)speurtocht op kantoor (bijvoorbeeld: ontdek fun facts en feitjes over de jubilaris)
• Sportdag (uitdagende activiteiten op kantoor of op het terrein buiten het kantoor, met prijzen)
• Picknick in het park (voor de zomer, vraag collega's om iets lekkers mee te nemen)

Stap 3. Bedenk leuke activiteiten voor het feest

Welke activiteiten horen in het feest? Dit hangt natuurlijk af van het soort feest en van waar de jubilaris van houdt. Deze ideeën helpen je alvast op weg helpen naar een geslaagd programma:

• Dansen
• Speechen
• Spelletjes doen (zoals speurtochten of fitness challenges)
• Eten en borrelen (of alleen borrelen)
• Verhalen, anekdotes en foto's delen
• Persoonlijke videoboodschappen tonen
• Terugkijken op de jaren dat de jubilaris in dienst is

Stap 4. Kies de locatie voor het feest

Een feest houden kan op kantoor of op een andere, misschien ruimere, plek op het bedrijfsterrein. Is er niet voldoende ruimte in of naast het bedrijf? Huur dan een locatie, bijvoorbeeld in een bos, aan een strand of in een bijzondere wijk. Het leukst is als de locatie aansluit op het thema van het feest en dat het dicht bij de interesses van de jubilaris ligt. Verder nog een paar tips:

• Heb je activiteiten bedacht voor het feest? Check dan of die mogelijk zijn op de locatie die je voor ogen hebt.
• Wil je (ook) een artiest inhuren, zoals een dj of een cabaretier? Check dan of de gekozen locatie ook echt geschikt is om in op te treden en boek de artiest ruim op tijd.
• Gaan jullie eten en drinken op het feest? Denk dan aan (het op tijd regelen van) een cateraar als je het jubileum op de werkvloer viert. Ook leuk en low-budget: vraag iedereen om zelf iets lekkers te maken om mee te nemen naar het feest.

Stap 5. Kies het juiste cadeau

Bij een jubileum hoort natuurlijk een cadeau! Nu is een feest op zich al een cadeau, maar de viering wordt nog specialer als de jubilaris iets extra's krijgt namens het hele bedrijf. Maar wat is een passend cadeau? Deze twee hints helpen je kiezen:

• Kies voor een persoonlijk cadeau, namelijk iets dat bij de werknemer past en/of waar hij of zij zich in kan herkennen. Houdt hij of zij van lezen? Misschien is een e-reader of een jaarabonnement op een bibliotheek dan wel een leuk cadeau. Is de jubilaris gek op kitesurfen? Denk dan aan een surfplank met zijn of haar naam erop.
• Check altijd even de cao. Het kan namelijk zijn dat je jubilerende werknemer recht heeft op een jubileumuitkering. Gaat het om een 25-jarig of 40-jarig jubileum? Dan mag je de jubileumuitkering zelfs onbelast verstrekken.

Stap 6. Regel de feestartikelen

Als je het jubileum op de werkvloer viert, dan denk je ook vast aan versieringen. Hang je slingers en ballonnen op? Zet je mooie bloemen neer? Bestel je ook een smakelijke (thema)taart? Laat het feestteam creatief nadenken over de mogelijkheden! Vier je het feest ergens buiten het bedrijf? Overleg dan met de eigenaar van die locatie over de decoratiemogelijkheden.

Stap 7. Stuur uitnodigingen

Het feest staat gepland en dat betekent: tijd voor het versturen van uitnodigingen! Misschien heb je een medewerker die brieven mooi kan opmaken. De uitnodigingen verstuur je dan per post (staat heel persoonlijk) of per mail. Doe dit ongeveer een maand tot twee weken voor de datum van de jubileumviering.

Wat vermeld je in een uitnodiging voor een jubileumfeest?

• Vermeld de datum, de tijd en de locatie.
• Vermeld eventueel ook dat partners welkom zijn.
• Geef niet te veel weg over de activiteiten. Houd er een verrassingselement in voor iedereen!
• Moeten medewerkers iets voorbereiden? Stuur eventueel een apart invulformulier mee. Want om sommige zaken goed te kunnen regelen, heb je misschien ook nog informatie van de uitgenodigde medewerker nodig.
• Vraag hem of haar of die bezwaar heeft tegen het maken van foto's.
• Is er een etentje geregeld tijdens het feest? Vraag een uitgenodigde naar zijn of haar dieetwensen en/of allergieën.
• Vermeld eventueel een dresscode (zeker bij een themafeest).

Stuur herinneringen

Stuur na de uitnodiging ook herinneringen per mail, zodat je zeker weet dat niemand van de genodigden het feest mist.

Stap 8. Feest en maak foto's!

De jubilaris komt binnen en het feest kan beginnen! Natuurlijk doen jij en het team er alles aan om hem of haar in het zonnetje te zetten. Bovendien letten jullie ook een beetje op de algemene sfeer.

Over sfeer gesproken

Vergeet je geen foto's te maken? Foto's zijn leuk voor een (digitaal) fotoalbum achteraf en voor social media. Zorg er wel voor dat mensen die niet op de foto willen niet worden gefotografeerd.

En wie wordt de fotograaf?

Misschien heeft een van je medewerkers fotograferen als hobby. Denk anders aan het inhuren van een professionele fotograaf. Vaak is dit laatste wel aan te raden, zeker als je foto's wilt inzetten als promotiemateriaal.

Stap 9. Post over het feest op social media

Deze stap hoeft niet, maar mag natuurlijk wel. Foto's en verhalen over je bedrijf op social media vertellen namelijk iets over je bedrijfscultuur. Misschien trek je met feestelijke foto's zelfs nieuwe medewerkers aan, als je toevallig daarnaar op zoek bent. Belangrijk is in elk geval dat je iedereen laat zien dat je jouw (jubilerende) medewerkers waardeert en dat je trots op ze bent.