Wat zijn de Fasen van een Slechtnieuwsgesprek?

Aanleidingen voor een slechtnieuwsgesprek

Als manager of leidinggevende moet je soms slechts nieuws brengen. Zo moet je een medewerker vertellen dat die geen promotie krijgt. Of je moet vertellen dat die ontslagen wordt. Natuurlijk zijn dit gevoelige onderwerpen, dus je wilt er altijd voor zorgen dat het nieuws zo zacht mogelijk landt. Gelukkig is dat mogelijk, zeker als je zaken goed voorbereidt. Bekijk hiervoor de volgende fasen.

Fase 1. Bereid het gesprek voor

Een goede voorbereiding start bij twee zaken: een rustige ruimte reserveren en goed nadenken over het gewenste verloop van het gesprek.

Tips voor een geschikte tijd en ruimte

1. Denk aan de privacy van de medewerker. Zorg dat hij of zij op een plek komt te zitten waar niemand hem of haar ziet. Als je medewerker emotioneel wordt, dan is het niet fijn dat andere mensen dit kunnen zien.
2. Zorg ervoor dat niets of niemand het gesprek kan verstoren. Zet je telefoon uit en vertel andere medewerkers dat je even niet gestoord wilt worden.
3. Beperk het aantal aanwezigen tijdens het gesprek. Hoe meer mensen, hoe meer ruimte voor discussie en dat moet je juist proberen te vermijden.
4. Plan het gesprek in op een vrijdag. Zo kunnen jij en je medewerker het gesprek in het weekend verwerken.
5. Neem altijd de tijd voor een slechtnieuwsgesprek. Trek daarom zeker een uur uit.

Tips voor het gesprek

1. Maak een schematisch overzicht van het gesprek. Welke informatie wil je de medewerker geven en op welk moment?
2. Noteer voor jezelf in welke woorden je de boodschap gaat brengen. Wat is deze boodschap en welke argumenten heb je hiervoor?
3. Denk na over mogelijke scenario’s. Wat moet je doen als de medewerker boos of zelfs agressief wordt?
4. Denk na over het einddoel. Wat wil je in het gesprek bereiken en tot welke afspraken wil je komen? En wat voor afspraken kun je van de medewerker verwachten?

Fase 2. Zorg voor een korte inleiding

Veel gesprekken beginnen met een informeel praatje om het ijs te breken, maar doe dit niet bij een slechtnieuwsgesprek. Houd het zakelijk en leid het gesprek in met een korte aankondiging als aanloop naar het ‘hoofdnieuws’. Bijvoorbeeld op deze manieren:

• ‘Ik heb slecht nieuws voor je.’
• ‘Ik heb je uitgenodigd omdat we moeten reorganiseren.’
• ‘Ik heb je uitgenodigd omdat jouw contract volgende maand afloopt.’

Fase 3. Benoem het slechte nieuws

Vertel je medewerker vervolgens het slechte nieuws. Doe dit op een rustige toon en blijf zakelijk. Leg ook meteen in heldere bewoordingen uit waarom je tot deze beslissing bent gekomen. Bijvoorbeeld op deze manieren:

• ‘We moeten reorganiseren. Hierdoor is er geen ruimte om jouw functie te behouden.’
• ‘Ik zie ondanks diverse afspraken nog steeds onvoldoende verbetering in je functioneren. Vandaar dat ik (in overleg met X) heb besloten om je te laten gaan.’

Meer tips nodig? Bekijk ook: Hoe voer je een Slechtnieuwsgesprek? 13 Tips.

Fase 4. Vang de emoties op

Het nieuws kan slecht vallen bij je medewerker. Zijn of haar emoties mogen er ook zeker zijn, maar laat je beslissing daar niet door beïnvloeden. Geef hem of haar de tijd om te reageren en om de emoties te uiten, maar ga niet in discussie.

Geef dus ook niet te veel argumenten op. Houd die sowieso altijd kort en bondig. In sommige situaties is het zelfs beter om alleen uitleg te geven als de medewerker naar iets specifieks vraagt.

Toon wel begrip!
Toon in alle omstandigheden wel begrip door goed naar je medewerker te luisteren en af en toe iets te bevestigen. Vat af en toe ook samen wat je medewerker heeft gezegd. Je laat dan zien dat je hebt geluisterd.

Wat kun je wel zeggen?
‘Je bent teleurgesteld, dat begrijp ik.’
‘Ik kan me voorstellen dat dit geen prettig nieuws is.’

Wat kun je beter niet zeggen?
‘Ik vind het ook moeilijk.’
‘Ik ben het met je eens, maar...’
‘Ik kan er ook niets aan doen.’
‘Het komt wel goed.’

Fase 5. Licht de redenen toe

Je medewerker heeft misschien nog (veel) vragen over het slechte nieuws. Als hij of zij rustig is (geworden), kun je de redenen nog verder toelichten. Houd je argumenten wel feitelijk: er moet duidelijk bewijs zijn voor wat je zegt. Blijf openstaan voor vragen, maar voorkom dat het gesprek alsnog verzandt in een onderhandeling of een welles-nietesdiscussie.

Wil je medewerker meteen naar huis?
Laat dit dan toe. Je kunt altijd op een later moment nog afspraken maken over het vervolg. Is de medewerker heel erg emotioneel? Vraag eventueel aan een voor de medewerker vertrouwd persoon of die de medewerker naar huis wil brengen.

Wil je dat de medewerker na het gesprek toch weer gaat werken?
Dit kan heel koud overkomen en het is niet goed voor zijn of haar verwerkingsproces. Bovendien kan dit ook nog gevaarlijke gevolgen hebben, zeker als je medewerker in een emotionele staat een apparaat of machine moet bedienen.

Fase 6. Vertel hoe het nu verder gaat

Wat gaat er gebeuren na dit slechtnieuwsgesprek? Vertel je medewerker welke stappen er nu kunnen volgen. Zo stuur je hem of haar sowieso nog een schriftelijke bevestiging van je beslissing.

Wat er verder gebeurt, is afhankelijk van de situatie. Misschien gaat het om een vertrekregeling na ontslag of om een omscholings- of coachingstraject na een slechte beoordeling. Zorg er in elk geval voor dat je medewerker niet vertrekt zonder een bepaald vooruitzicht.

Kampt je medewerker in deze fase nog steeds met heftige gevoelens? Beëindig dan het gesprek en plan een vervolgafspraak in. Zo geef je de medewerker ruim de tijd om het nieuws te verwerken en na te denken over wat er is gezegd. In de volgende afspraak kunnen jullie samen nog eens rustig praten over het slechte nieuws en het mogelijke vervolg.