NVP Sollicitatiecode: wat is het en wat houdt het in?

Wat is de NVP Sollicitatiecode?

De NVP Sollicitatiecode is bedoeld om voor iedereen gelijke kansen te creëren op de arbeidsmarkt. Het gaat hier om een gedragscode. De richtlijnen in de code moeten ervoor zorgen dat er eerlijke en transparante sollicitatie- en wervingsprocedures ontstaan.

Door wie is deze gedragscode bedacht?

De NVP sollicitatiecode is bedacht door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement (NVP) in samenwerking met de Stichting van de Arbeid.

Voor wie is de NVP Sollicitatiecode bedoeld?

De NVP Sollicitatiecode is bedoeld voor zowel sollicitanten als werkgevers. Beide partijen weten zo hoe ze zich moeten ‘gedragen’ tijdens werving- en selectieprocedures.

Zijn de regels uit de NVP Sollicitatiecode verplicht?

Nee. De code geeft vooral normen aan om sollicitatietrajecten eerlijk en integer te laten verlopen. Als werkgever doe je er echter wel goed aan om de regels uit de code toe te passen. Je voorkomt zo klachten van kandidaten én je laat goed werkgeverschap zien.

Mag je aanpassingen doen op de code?
Je mag de code aanpassen op de situatie in jouw bedrijf of organisatie, als dit net wat beter uitkomt. Maar ga goed na wat je aanpast! Zaken die discriminatie en privacyschending in de hand werken, gaan rechtstreeks tegen de code in en zijn strafbaar.

De belangrijkste regels voor werkgevers uit de NVP Sollicitatiecode

Dit is wat werkgevers kunnen doen om kandidaten een zo eerlijk mogelijke sollicitatieprocedure te bieden:

1. Geef duidelijke informatie over de inhoud van een functie.
2. Geef duidelijke informatie over de sollicitatieprocedure.
3. Vraag een sollicitant alleen naar relevante informatie vragen i.v.m. zijn of haar privacy.
4. Zorg ervoor dat alle informatie van de sollicitant veilig bewaard wordt.
5. Reageer binnen twee weken op een sollicitatie.
6. Geef concrete instructies als een kandidaat komt solliciteren. Noem tijd en datum, de locatie en de duur van het gesprek.
7. Stel alleen voor de functie relevante vragen tijdens het gesprek. Pas altijd op met persoonlijke vragen tijdens een sollicitatiegesprek.
8. Wijs je een kandidaat af? Geef een duidelijke reden op.
9. Reageer schriftelijk als een kandidaat zijn of haar klacht schriftelijk indient.
10. Vernietig de gegevens van sollicitanten die niet aangenomen zijn. Doe dit binnen vier weken na de sollicitatieprocedure.
11. Wil je de gegevens van een afgewezen sollicitant toch bewaren? Vraag de sollicitant dan eerst om toestemming. Je mag zijn of haar gegevens dan een jaar bewaren. Voor elk extra jaar dat je de gegevens wilt bewaren, moet je de kandidaat wel opnieuw om toestemming vragen.

De belangrijkste regels voor sollicitanten uit de code

Wat mag je als werkgever vanuit de code verwachten van sollicitanten?

1. Ze horen alle informatie te verstrekken die relevant is voor de functie.
2. Ze houden geen informatie achter die belangrijk is voor de invulling van een functie.
3. Ze moeten zich kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

Regels voor een vacaturetekst uit de code

Als werkgever moet je zo transparant mogelijk zijn over de inhoud van een functie. De NVP Sollicitatiecode biedt daarom ook deze richtlijnen voor de inhoud van een vacature:

Vermeld:

• De naam van de functie
• De functie-eisen (de gewenste vaardigheden en competenties, opleiding en ervaring)
• De taakomschrijving (zijn er meerdere taken? Licht ze dan allemaal toe)
• Het aantal arbeidsuren (bij ploegendiensten: vermeld dit ook)
• De werktijden
• De standplaats (waar gaat de kandidaat werken en is hybride werken mogelijk?)
• Tijdelijk of vast dienstverband
• De naam en de standplaats van je bedrijf of organisatie
• De instructies over hoe de kandidaat moet solliciteren (per e-mail, webformulier of post)

Zijn er speciale screenings aan de functie verbonden?
Vermeld speciale screenings ook in de vacature. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) van de kandidaat
• Een psychologische/medische keuring (als onderdeel van de sollicitatieprocedure)

Wat als een kandidaat toch een klacht heeft over jouw sollicitatieprocedure?

Als een kandidaat een klacht heeft over de sollicitatieprocedure bij jouw bedrijf of organisatie, dan gaat dit meestal als volgt:

1. De kandidaat hoort de klacht eerst schriftelijk in te dienen bij jouw bedrijf of organisatie.
2. Je hoort binnen vier weken schriftelijk op de klacht te reageren. Misschien kom je er zo al uit met de kandidaat.
3. Reageer je niet op de klacht? De kandidaat kan de klacht dan voorleggen aan de Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode. Deze instantie toetst de klacht dan aan de code.
4. Als het inderdaad om een redelijke klacht gaat, legt de Klachteninstantie deze opnieuw aan jouw bedrijf of organisatie voor. Je moet hier schriftelijk op reageren.
5. De Klachteninstantie doet dan een uitspraak. Jouw bedrijf of organisatie krijgt misschien ook één of meerdere aanbevelingen mee.
6. De uitspraak van de Klachteninstantie is niet bindend. Zie het wel als een kans om zaken binnen jouw organisatie te verbeteren.

Wat als het om een (zeer) ernstige klacht gaat?

In sommige gevallen kan er sprake zijn van discriminatie of schending van de privacy. Een uitspraak van de Klachteninstantie is voor een kandidaat dan zeker niet voldoende. Hij of zij heeft dan de mogelijkheid recht om (ernstige) klachten neer te leggen bij instanties die wél bindende uitspraken doen. Dat zijn bijvoorbeeld deze instanties:

Bij klachten over keuringen:

• De Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen

Bij discriminatie:

• De rechter
• Het College voor de Rechten van de Mens

Bij privacyschending:

• De Autoriteit Persoonsgegevens

Als werkgever wil je het nooit zover laten komen dat een kandidaat zich op bovenstaande instanties moet beroepen. Het is dus aan te raden om de richtlijnen in de NVP Sollicitatiecode goed op te volgen.