Hoe maak je een Functieomschrijving?

Een functieprofiel of -omschrijving is een handig overzicht waarin alle taken en verantwoordelijkheden van een bepaalde rol worden omschreven. In deze tekst maken werkgevers en recruitmentbureaus duidelijk welk werk je verricht, maar ook welke bevoegdheden je hebt. Daarnaast geven functiebeschrijvingen de bedrijfsstructuur weer, zodat je weet op welk niveau je opereert en wie je directe verantwoordelijke is. Nuttig bij het (gratis) vacatures plaatsen, maar ook bij het evalueren van werknemers.

Er zijn een aantal zaken die niet mogen ontbreken:

• De naam en plaats van de baan: gaat het om een senior- of juniortitel? Binnen welke afdeling werk je en wie is je eindverantwoordelijke / afdelingshoofd?
• Het doel van de rol: welke resultaten moeten er geboekt worden? Wat is het nut van de functie?
• Functie inhoud en taakomschrijving: welke bevoegdheden horen bij de rol? Voor welke personen en zaken ben jij de eindverantwoordelijke?
• Taken: welke precieze zaken regel je van dag tot dag? En welke vrijheden heb je om deze taken op een goede manier uit te voeren?
• Functie eisen en benodigde kwaliteiten: welke vaardigheden, competenties en ervaring moet je op zak hebben om deze functie te kunnen vervullen?

Functieomschrijvingen komen op meerdere momenten goed van pas:

1. (Nieuwe) werknemers informeren
Waar een personeelsadvertentie kandidaten moet verleiden tot solliciteren en een verkoopmiddel is, ligt bij een functiebeschrijving de nadruk op informeren. Wat is de precieze inhoud van een rol? Zowel werkzoekenden als werknemers vinden het prettig om een duidelijk beeld van een baan te hebben. Zo zien ze of ze geschikt zijn en of ze (nog) bij het profiel passen. Bovendien krijgen ze meteen een goed beeld van het takenpakket en de dagelijkse werkzaamheden die ze uit moeten voeren.

2. Sollicitatiegesprekken
Heb je een groot aantal cv's ontvangen van potentiële kandidaten? Dan gebruik je de omschrijving van de functie om deze cv's te testen. Welke kandidaten voldoen aan de functie eisen en wie heeft voldoende ervaring op zak? Deze criteria maken het makkelijker om een eerste selectie te maken en om sollicitatiegesprekken te voeren.

3. Functioneringsgesprekken
Werknemers die al in dienst zijn, moeten regelmatig geëvalueerd worden. Hoe voeren ze hun taken uit en zijn er eventuele verbeterpunten? Functieomschrijvingen vormen de basis voor dit gesprek. Hier staat namelijk precies omschreven wat een werknemer moet bereiken en welke taken hij of zij heeft.

4. Interne communicatie
In het profiel staat ook omschreven aan wie een werknemer moet rapporteren. Zo verloopt de communicatie binnen een bedrijf zo soepel mogelijk. De informatie komt altijd op de juiste plek terecht en er ontstaan geen onnodige dubbele communicatielijnen.

5. Herstructurering
Moet een bedrijf krimpen of staat er een andere grote verandering op de planning? Dan geven functieomschrijvingen een indicatie van welke werknemers onmisbaar zijn voor de organisatie. Dat maakt het makkelijker om te bepalen of en waar er ontslagen moeten vallen.

Zijn functieomschrijvingen verplicht?

Een werkgever is verplicht om een werknemer op de hoogte te brengen van de exacte inhoud van een functie. Het is een vast onderdeel van een arbeidsovereenkomst. Hierin staat vooral benoemd welke taken en verantwoordelijkheden een werknemer heeft, maar de informatie is niet erg uitgebreid. Een complete profielschets opstellen voor alle functies binnen een bedrijf is niet verplicht, al is het wel een handig hulpmiddel. Werknemers weten namelijk precies waar ze aan toe zijn en werkgevers hebben een simpele manier om hun werknemers te beoordelen en evalueren.