Administrateur Helmond • Libra Recruitment

Vacatureomschrijving

Doel van de functie: De administrateur heeft een belangrijke positie binnen de organisatie. Samen met zijn/haar backofficecollega’s is hij/zij verantwoordelijk voor het voeren van een correcte administratie en boekhouding van onze organisatie. In de basis is de hoofdverantwoordelijkheid van de administrateur, het samen met zijn/haar directe backoffice collega’s zorgen voor een efficiënte en correcte administratie/boekhouding. Plek binnen de organisatie: Hij/zij geeft mede sturing aan de administratie en is daarbij faciliterend aan de mensen binnen het team. Hij/zij rapporteert aan de finance manager.

Verantwoordelijkheden:
Om deze functie goed uit te kunnen voeren heeft hij/zij de volgende verantwoordelijkheden:
1.    Een gedegen, schoon en efficiënt grootboek.
2.    Juiste verwerking in de boekhouding van activa. 
3.    Gedegen financiële maandrapportage dat mee groeit met de groei van de organisatie.
4.    Controle op en correcte verwerking van inkoopfacturen. 
5.    Controle op input van op te maken verkoopfacturen incl. het maken van correcte en verzorgde verkoopfacturen.
6.    Tijdige betaling door de debiteuren. 
7.    Tijdige betaling aan crediteuren. 
8.    Zorgen voor gedegen communicatie met andere afdelingen binnen de organisatie. 
9.    Tijdig escaleren van situaties die mogelijk uit de hand dreigen te lopen. Deze kunnen zowel taak- als niet taak gebonden zijn. 

Taken:
Om bovenstaande verantwoordelijkheden te kunnen dragen, is het belangrijk dat de volgende taken op gezette tijden worden uitgevoerd:
1.    Bijhouden van het grootboek van de werkmaatschappijen. 
2.    Uitvoeren van diverse P&O gerelateerde administratieve werkzaamheden. 
3.    Produceren en, waar mogelijk, optimaliseren financiële maandrapportage.
4.    Debiteuren- en crediteurenbeheer. 
5.    Magazijn beheer. (back-up)
6.    Samen met collega backofficeadministratie inboeken van inkoopfacturen en maken van verkoopfacturen. (back-up)
7.    Controleren, verwerken en klaarmaken van binnenkomende orders. (Back-up)
8.    Het samen met collega’s backoffice opnemen van binnenkomende telefoontjes. 

Bevoegdheden:
Om de functie goed en met plezier uit te kunnen voeren, zijn er ook bevoegdheden noodzakelijk. Deze zijn:
1.    Collega’s, binnen zijn/haar werkgebied, binnen de organisatie te kunnen aanspreken. 
2.    De administrateur is bevoegd om zelfstandig tot een bedrag van € 150,00 per geval met een max. tot € 1.500,00 per jaar zelfstandig besluiten te nemen aangaande kantoor gerelateerde zaken. 

Competenties:
1.    Analytisch
2.    Systematisch denken
3.    Cijfermatig inzicht
4.    Rekenvaardig
5.    Besluitvaardig
6.    Gezond kritische houding
7.    Kunnen delegeren
8.    Kunnen motiveren
9.    Voorbereid te werk gaan
10.  Gestructureerd werken
11.  Prioriteiten stellen
12.  Doelgericht werken
13.  Doorzettingsvermogen

Primaire en secundaire voorwaarden:
1.    Salaris op basis van ervaring
2.    Goede pensioenregeling
3.    Reiskosten woon- / werkverkeer
4.    Laptop van de zaak
5.    Telefoonvergoeding
6.    26 vakantiedagen