Office Manager Innovatieplatform Amsterdam • ChipSoft

Ben jij een enthousiaste en betrokken Officemanager met sterke communicatieve – en schriftelijke vaardigheden en vind jij het fijn om je collega’s te ontzorgen? Dan zoeken wij jou!

Het Innovatieplatform organiseert bijeenkomsten met verschillende thema’s voor zorgmedewerkers die onze software ‘HiX' gebruiken. Jouw rol is het bieden van ondersteuning voor het team en deze bijeenkomsten. Hierbij zorg je dat alles goed geregeld is: van aanmelding tot ontvangst, logistiek en administratie. Dat betekent dat jij:

• Een belangrijk aanspreekpunt voor klanten bent, zowel telefonisch, per mail als op kantoor
• HiX-experts dagelijks administratief ondersteunt, plannen van afspraken in- en extern en toezicht houden op goed agendabeheer
• Ondersteunt bij bijeenkomsten van het Innovatieplatform: Gebruikersgroepen, Round-Tables, Tips en Tricks-sessies en HiX-netwerken
• Flexibel bent omdat geen dag hetzelfde is.
• De Food & Beverage Manager ondersteunt (horeca en hospitality), voor en tijdens bijeenkomsten.

Kortom, als Office Manager ben jij hét gezicht van de Innovatiehub. Samen met de andere Office Managers werk je nauw samen in een gezellig team op de 24e verdieping.

Onder leiding van de directeur Customer Relations werk je samen in een groeiend maar hecht team van Office Managers en HiX-experts, op de recent in gebruik genomen InnovatieHub, 24e verdieping met prachtig uitzicht over Amsterdam.

Elke dag is anders! Samen met de coördinator Innovatieplatform en de andere Office Managers bespreek je de dagelijkse planning. Gedurende de dag stromen er per mail meerdere vragen binnen van klanten over de verschillende bijeenkomsten. Deze beantwoord jij nauwkeurig en klantgericht.

In de middag lopen de eerste klanten binnen op InnovatieHub. Met een glimlach begeleid jij hen naar de Innovatiehub op de 24e verdieping en voorzie jij hen van een gastvrij ontvangst en informeer je het team. Terwijl zij een bijeenkomst bijwonen, ondersteun je F&B-manager dat alles tot in de puntjes is geregeld voor de lunch of het diner dat later plaatsvindt.

Na de bijeenkomst zijn een aantal belangrijke zaken naar voren gekomen die jij verder vandaag gaat oppakken. Denk hierbij aan het verzorgen van kleine attenties. Omdat jij verantwoordelijk ondersteuning biedt op agendabeheer, zorg je dat er tijd gemaakt wordt voor afspraken en reserveren van de benodigde voorbereiding van de teamleden. Hiermee neem jij je verantwoordelijkheid en kunnen je collega’s zoveel mogelijk ontzorgd worden en verloopt alles volgens de planning.

Vanavond ondersteun je de F&B-manager met het uitserveren van het diner en zorg je er na afloop voor dat alle klanten tevreden weer naar huis gaan.

Wij zijn op zoek naar iemand die:

• Minimaal een mbo-opleiding heeft gedaan. Het is een pré als dit een opleiding in de richting van Office Management, Secretariële Dienstverlening of Managementondersteuning is.
• Een administratieve duizendpoot is
• Vanuit planningsperspectief sterk is
• Proactief is en een hands-on mentaliteit heeft
• Communicatief -en schrijfvaardig sterk en klantgericht is
• Gastvrijheid skills
• Ervaring heeft met Microsoft Excel en Outlook
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk
• Fulltime beschikbaar is
• In principe werk je van 9.00 tot 17.00 uur, maar je bent flexibel met betrekking tot avondbijeenkomsten (volgens rooster, met uitzondering van de reguliere schoolvakanties)

Om het werken bij ChipSoft nóg aangenamer te maken, bieden wij:

• Een aantrekkelijk salaris
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden
• Een centraal gelegen kantoor naast Amsterdam Sloterdijk, incl. gratis parkeergarage
• Recent gerenoveerde sportschool met begeleiding van een personal trainer
• Een fantastisch bedrijfsrestaurant, incl. gratis lunch op vrijdag
• Ruimte voor persoonlijk ontwikkeling door interne Academy en opleidingsbudget