Teamleader Assistants, VAST, AMSTERDAM, 4/5 dagen Amsterdam • Puk en Lola

Onze opdrachtgever is een internationaal advocatenkantoor met advocaten, notarissen, belastingadviseurs en business professionals, gevestigd in meer dan 40 landen in Europa, Amerika, het Midden-Oosten, Afrika en Azië en Australië.

Dit internationale bereik zorgt ervoor dat zij bedrijven altijd kunnen ondersteunen in hun juridische behoeften, waar ook ter wereld. Ze streven ernaar om de leading global business law firm te zijn door hoogstaande kwaliteit en service te leveren aan hun cliënten en door praktische en innovatieve juridische oplossingen aan te bieden, die bijdragen aan hun succes. In hun werk staan zij multinationals, Global 1000- en Fortune 500-ondernemingen bij, evenals opkomende (tech-)bedrijven en overheidsinstanties of andere publieke organisaties.

Als Team Leader voor het secretariële team van Intellectual Property & Technology (IP&T) verricht je niet alleen maar secretariële werkzaamheden, maar word je dieper meegenomen in de wereld van een advocatenkantoor.

In het IP&T team, dat zich kenmerkt door een leuke mix tussen ervaren collega’s met veel kennis en ook nog startende assistants vol enthousiasme, ligt de nadruk op efficiëntie, teamwork en accurate billing processen. Jouw rol is cruciaal in het waarborgen van tijdige en correcte facturatie naar onze klanten. Daarnaast focus je op het behouden van en bijdragen aan het hoogwaardige werk dat gevraagd wordt voor hun klanten. Het team bestaat uit ongeveer twee Billing Assistants en drie Assistants.

Je stuurt het team aan en geeft richting aan het werk v.w.b. prioritering en de werkverdeling. Je werkt mee op dossiers en bereidt zelfstandig stukken voor die naar de rechtbank moeten. Daarbij weet je dat het belangrijk is om nauwkeurig, correct en snel te kunnen schakelen. Je gaat proactief te werk, trekt opdrachten naar je toe en levert aan binnen de gestelde deadlines. De roladministratie wordt gedaan door één van jouw meest ervaren teamleden en er zit veel plezier in het team. Binnen jouw hub werk je met verschillende typen collega’s en er is veel variatie in het werk. De zaken die de advocaten behandelen zijn ook erg divers, van intellectueel eigendomsrecht tot commercial contracting en van technologie tot privacy.

Hier sta je er tenslotte niet alleen voor! Je werkt samen met jouw team van Assistants op een HUB. Werken op een HUB vraagt een zekere discipline, maar vooral een goede samenwerking, want je maakt deel uit van het hart van de afdeling. Daarnaast ben je ook onderdeel van een team van Team Leaders, tezamen met de Manager Assistants. Samen wisselen jullie ervaringen uit, sparren met elkaar, bepalen de best practises en organiseren mooie nieuwe initiatieven en werk je mee aan globale projecten, maar ook bedrijfsuitjes voor jullie teams.

Je zit vol ambitie en drive en schrikt niet van dynamiek, afwisseling en uitdagingen. Uiteraard wordt er ook goed voor jou gezorgd en is er veel energie, plezier en betrokkenheid van jouw collega’s. De mensen maken bij dit kantoor echt het verschil. Naast hun werk ondernemen ze als kantoor leuke activiteiten, zoals sportactiviteiten, coaching, (stoel)massages, feestelijke aangelegenheden, maar zorgen we ook voor elke dag vers fruit.

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Aansturen van jouw team en bepalen van prioriteiten;
• Secretariële werkzaamheden (o.a. agendabeheer, boeken van reizen, afhandelen van correspondentie, organiseren van bijeenkomsten/evenementen);
• Administratieve werkzaamheden (o.a. openen nieuwe dossiers, verwerken van onkosten);
• Ondersteunen en klaarmaken processtukken;
• Archiveren (zowel digitaal als fysiek);
• Zorg dragen en helpen met de billing (maandelijks declareren, versturen van de facturen), tezamen met jouw Billing Assistants.

ABOUT YOU

• Een afgeronde, bij voorkeur secretariële opleiding op mbo+/ hbo niveau, of relevante ervaring;
• Affiniteit met het juridisch werkveld/ advocatuur is belangrijk;
• Kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
• Een dienstverlenende, proactieve en positieve houding;
• Discretie, autonoom, team player, klantgericht, nauwkeuring en beslisvaardig typeren jou bij voorkeur;
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.
• De functie is beschikbaar van minimaal 31 uur per week tot full time