Management Assistant VAST Hoofddorp Hoofddorp • Puk en Lola

Dit is een internationaal bedrijf met kantoren over de hele wereld. Met meer dan 30 jaar ervaring werken zij nauw samen met 's werelds toonaangevende luchthavens, luchtvaartmaatschappijen en zakenpartners, waarbij zij unieke, innovatieve en op maat gemaakte oplossingen ontwikkelen voor de passagiers- en bagageafhandelings- en beveiligingssector.

Het is een innovatief bedrijf met zeer gemotiveerde en deskundige professionals die graag IT-oplossingen met toegevoegde waarde ontwikkelen. Samen met deskundige partners zorgen hun software en systemen ervoor dat luchthavens klaar zijn om de kansen van morgen te benutten.

In 2019 werd dit bedrijf onderdeel van 's werelds toonaangevende leverancier van materiaalbehandelingssystemen voor de fabrieks- en distributie-, cleanroom-, automobiel-, luchthaven- en algemene industriële markten. Het moederbedrijf heeft zijn hoofdkantoor in Osaka, Japan, met productie- en verkoopbases in 26 landen.

Binnen de rol van Management Assistant ondersteun je de directieleden en het managementteam. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de organisatie van administratieve en secretariële taken ter ondersteuning van het management. Als organisatorisch talent ben je de drijvende kracht achter de soepele werking van onze bedrijfsactiviteiten. Je bent de meester van de planning, het coördineren van schema's en het navigeren door onverwachte veranderingen met een glimlach. Jouw verantwoordelijkheden omvatten het faciliteren van vergaderingen, het voorbereiden van essentiële documenten en het analyseren van gegevens voor rapportage aan zowel hoger als lager management. Je fungeert als het verbindingsstuk tussen verschillende afdelingen en senior medewerkers, waarbij je moeiteloos de brug slaat tussen teams.

• Planningsbehoeften van het management proactief organiseren.
• Flexibel omgaan met last-minute wijzigingen en noodannuleringen in de schema's.
• Vergaderingen faciliteren en coördineren, zorgen voor optimale aanwezigheid en beschikbaarheid van vergaderruimtes.
• Voorbereiden van interne en externe communicatiedocumenten.
• Analyseren van gegevens en opstellen van rapporten voor managementniveaus.
• Optreden als liaison tussen afdelingen en senior medewerkers.
• Bedrijfsbrede evenementen en communicatie coördineren, geïnitieerd door hoger management.
• Notuleren en verslagleggen van MT/bestuursvergaderingen.
• Professioneel ontvangen van bezoekers en gastheer/gastvrouw zijn.
• Stroomlijnen van informatie tussen verschillende afdelingen.
• Coördineren en begeleiden van dienstreizen, inclusief administratieve aanpassingen.
• Regelen van reisarrangementen en accommodaties.
• Facilitaire taken en officemanagement verzorgen, inclusief inkoop.
• Verzorgen van aanvragen en opleidingen (Evesta, VOG, NEN, VCA, heftruck, VGB).
• Beheer van toegangspassen en bezoekersregistratie.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Je neemt minimaal 10 jaar werkervaring mee in een soortgelijke functie.
• Servicegericht met een sterke teamgeest.
• Interesse in HR-gerelateerde onderwerpen.
• Multitasking-expert met een hands-on mentaliteit.
• Probleemoplossend vermogen en moed om uitdagende situaties aan te pakken.
• Afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur in een organisatorische, economische of commerciële richting.
• Uitstekende kennis van MS Office.

Zij bieden je een zeer afwisselende baan in een unieke werkomgeving bij een innovatieve organisatie en bieden ze jou de kans om een bijdrage te leveren aan een dynamische, creatieve en ondernemende organisatie; een organisatie die zich focust op mogelijkheden in plaats van belemmeringen.

• Je krijgt een op maat gemaakt begeleidingstraject;
• 25 vakantiedagen;
• Een marktconform salaris;
• Telefoon en laptop; deze mag je binnen alle redelijkheid ook privé gebruiken!
• Reiskostenvergoeding volgende de wet- en regelgeving;
• 110 gezellige collega’s;
• Een fulltime functie;
• Een enthousiast en zeer kundig team van specialisten en experts;
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden in de vorm van trainingen en begeleiding. Daarnaast zijn zij een groeiende organisatie waarin doorgroei kansen zich voordoen en opgepakt kunnen worden;
• En voor de ontspanning en sociale activiteiten vrijdagmiddagborrels en bij gelegenheid een bedrijfsfeestje;
• In het kader van hun vitaliteitsbeleid kun je met korting sporten bij je huidige sportschool waarvan zij een deel van de kosten zullen vergoeden!