Management/Office Assistant VAST UTRECHT Utrecht • Puk en Lola

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert de wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij deze onderwijsorganisatie werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema’s. Hun focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 7000 studenten en 900 medewerkers verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen, en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega’s en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

De keten OSZ en CDH maken deel uit van de faculteit Geesteswetenschappen.
De secretaresse rapporteert aan en ontvangt richtlijnen van het hoofd OSZ en hoofd CDH (functioneel) en van het hoofd secretariële ondersteuning Geesteswetenschappen (hiërarchisch).

Wat ga je doen:

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het hoofd OSZ (onderwijsondersteuning en studentzaken) en de directie CDH (Centre for Digital Humanities), zoals o.a. agendabeheer en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• Je biedt ondersteuning bij indiensttreding, afscheid, jubilea en pensioen van collega’s. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten van de teams zoals bijvoorbeeld uitjes of borrels;
• Je maakt actie- en besluitenlijsten van overleggen;
• Je regelt het mailverkeer in diverse mailboxen;
• Je onderhoudt de OSZ-intranetpagina;
• Je regelt het bijhouden van de deelnemerslijsten van het CDH-docentenonderwijsprogramma en de informatieverstrekking aan de deelnemers;
• Je verzorgt de diverse bestellingen zoals ICT-middelen, bloemen, kantoorartikelen, etc.
• Je verricht hand- en spandiensten voor de beide teams en draagt zorg voor de meldingen in het pand en het monitoren hiervan.

Naast de bovenstaande taken is er ook ruimte om andere werkzaamheden naar je toe te trekken. De ideale kandidaat voor deze functie is daadkrachtig, proactief en bereid om complexe zaken aan te pakken. Je beweegt je soepel door verschillende organisatiestructuren, kunt snel schakelen en hebt een flexibele en positieve instelling. Affiniteit met een wetenschappelijke omgeving is een pré.

• Je hebt Hbo-denk- en werkniveau;
• Je hebt enkele jaren ervaring in een functie als managementassistente of secretaresse;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren en je toont eigenaarschap
• Het Office-pakket, vooral Outlook, heeft geen geheimen voor jou;
• Je hebt goed ontwikkelde interculturele en communicatieve vaardigheden.

.

De opdrachtgever biedt een dienstverband (0,7 fte = 28 uur) voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden.

Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.471,- en maximaal € 3.336,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.

Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft deze onderwijsorganisatie een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling