Office Manager, Gastvrouw, Hostess, Amsterdam, Amsterdam-Noord, Fulltime NDSM Amsterdam • Six Stars Recruitment

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Bij onze opdrachtgever investeren ze in start- en scale-ups in de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid. Ze durven groot te denken en streven er continu naar om de wereld een veiligere plek te maken. Onze opdrachtgever richt zich op investeringen in innovatie, duurzaamheid en digitalisering om een relevante rol voor internationale investeerders op lange termijn te kunnen behouden. De volgende acht gebieden zijn van grote waarde voor onze opdrachtgever en haar assets: Quantum, Photonics, Semiconductors, Life Science & Health, Bio Based & Circular, Cybersecurity, Artificial Intelligence, Defense & Space en organisaties in Defensie, Intelligence en Security. Onze opdrachtgever overbrugt de kloof tussen de belanghebbende organisaties en biedt relevant kapitaal (human/equity/knowledge) aan start- en scale-ups in de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid.

Als Office Manager bij onze opdrachtgever speel je een essentiële rol in het soepel verlopen van de dagelijkse operationele activiteiten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het coördineren en stroomlijnen van informatie en verzoeken naar de juiste personen binnen de organisatie. Deze functie vereist een proactieve en servicegerichte benadering, aangezien je een cruciale schakel bent in het ondersteunen van het management van de holding en het bevorderen van een efficiënte werkomgeving. Je draagt bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten en helpt het management bij het beheren van hun werklast. Deze rol is van groot belang om de focus van het management te behouden op strategische initiatieven en investeringsbeslissingen. De Office Manager rapporteert aan de Chief of Staff.

KERNACTIVITEITEN
1. Beheren van de gedeelde mailboxen, juiste opvolging hiervan en fungeren als de eerste filter voor inkomende communicatie;
2. Beheren van inkomende en uitgaande post en pakketten en zorgen voor tijdige verdeling binnen de organisatie;
3. Administratief verwerken van voortgang en documentatie lopende zaken;
4. Signaleren van knelpunten en kansen ter verbetering van facilitaire processen en doen van verbetervoorstellen;
5. Verwelkomen van gasten en leveranciers op een professionele en gastvrije manier, en hen doorverwijzen naar de juiste contactpersoon;
6. Onderhoud en openen van het pand en uitvoeren van de noodzakelijke controle- en opstarttaken voor een soepele en fijne start van de werkdag;
7. Voorbereiden van vergaderruimtes door deze tijdig in te richten met benodigde materialen en te zorgen voor orde en netheid;
8. Regelen van lunch en catering voor vergaderingen en bijeenkomsten in overleg met interne teams en externe leveranciers;
9. Bijhouden van kantoor- en pantryvoorraden en zorgen voor tijdige bestellingen om tekorten te voorkomen;
10. Inkopen van facilitaire diensten bij onze leveranciers voor structurele onderhoudsbeurten;
11. Ondersteunen bij interne evenementen zoals borrels of workshops door ruimtes in te richten en catering te verzorgen;
12. Assisteren bij ad-hoc taken en projecten zoals toegewezen door de Chief of Staff.

Gevraagd

FUNCTIE - EISEN
• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve functie;
• Beschikt over sterkte communicatie- en coördinatievaardigheden;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken en projecten tegelijk te beheren;
• Bekendheid met de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid is een pré;
• Uitstekende kennis van de Microsoft Office 365 Suite (Word, Powerpoint, Teams, Excel);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling, schriftelijk).

PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN
• Is hands-on, handelt integer en is gefocust op het aandragen van de juiste oplossing t.b.v. een optimaal resultaat en weet dit ook concreet te realiseren;
• In staat om problemen snel te identificeren en doeltreffend op te lossen;
• Nauwkeurig, georganiseerd en in staat om deadlines te halen;
• Creatief en in staat om out-of-the-box oplossingen te bedenken;
• Is gestructureerd, weet informatie op een accurate wijze te borgen en intern te communiceren en in betreffende systemen vast te leggen;
• Kan goed omgaan met drukke periodes en is in staat het hoofd koel te houden in stressvolle situaties;
• Is in staat langdurige relaties aan te gaan en te onderhouden en weet processen, structuren, systemen en de kwaliteit van werken naar een hoger niveau te brengen;
• Heeft humor, kan relativeren en is een betrouwbare en dienstbare collega;
• Is in staat mensen voor zich te winnen en is een stabiele en bindende factor binnen de organisatie; • Uitstekende teamspeler met sterke samenwerkingsvaardigheden.

Aanbod

WIJ BIEDEN
• Marktconform salaris op basis van ervaring en achtergrond
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
• Een bonussysteem gebaseerd op zowel individuele prestaties als bedrijfsdoelstellingen
• Mogelijkheid tot sporten op kantoor (Amsterdam)