Office Assistant Rotterdam • Vlotte Tantes

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Onze klant is een Rotterdams familiebedrijf met meer dan 200 jaar historie.

Je komt te werken in een klein internationaal team, waar de lijnen kort zijn en waar de dynamiek hoog kan zijn.

Taakomschrijving functie

• Agendabeheer: plannen, maken en bewaken van afspraken van het management team

• Zorgdragen voor de benodigde (juridische) documenten, bankgaranties en facturatie

• (Inhoudelijke) voorbereiding projecten incl. presentaties maken

• Organiseren van interne/externe vergaderingen

• Regelen van zakenreizen, hotels en bijeenkomsten

• Ondersteuning financiële administratie met inboeken facturen

• Ondersteuning contractmanagement

• Aanspreekpunt facilitaire zaken zoals huisvesting, (aansturing) schoonmaak, kantoorbenodigdheden, post

• (mede) Organiseren van enkele evenementen per jaar (zowel extern als intern voor personeel)

• Ontvangen van gasten

• Afhandeling van telefoon en post

• Afhandelen van e-mails en bijhouden van mailbox(en)

• Secretarieel werk voor het team (agendabeheer, correspondentie – ook in het Engels)

• Voorbereiding projecten incl. presentaties maken

• Klaarzetten vergaderruimtes

• Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden & catering

• Diverse (digitale) post- en kopieerwerkzaamheden

• Etc.

Plaats binnen de organisatie

De Office Assistant is onderdeel van het Office Managementteam.

Rapporteert aan of werkt onder leiding van:

De Office Assistant rapporteert aan de Executive secretaresse.

Opleiding / ervaring

• Minimaal afgeronde secretariële MBO-opleiding

• Minimaal 4 jaar ervaring als Office Assistant

• Perfecte kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Teams, Sharepoint

Competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten)

Hard skills

• Talenkennis: Nederlands en Engels

Soft skills 2

• Stressbestendig, zelfstandig, teamspeler, loyaal, leergierig, nauwkeurig, representatief, flexibel.

Kennis van logistiek en de Rotterdamse haven is een pré.

Soort dienstverband

28 à 32 uren per week, met vrijdag als vaste kantoordag.

Wat wordt er geboden / arbeidsvoorwaarden

Marktconform salaris.

25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis en 8% vakantiegeld.

Een prachtige werkomgeving in het Scheepvaartkwartier, met uitzicht op de Maas.