Programma secretaris Energieprogramma Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de programmamanager en het RES-team ondersteunen door bijeenkomsten te organiseren, notulen te maken, projectadministratie te beheren en communicatie te verzorgen, met als doel een gestructureerde uitvoering van het Energieprogramma.

De energietransitie is volop gaande, ook binnen Holland Rijnland. De invulling van klimaatambities werkt in brede zin door op de regio. Al sinds het regionale Energieakkoord in 2017 werken partijen regionaal samen op dit onderwerp.

De afgelopen periode is hard gewerkt aan deze ambities, zowel op lokale als op regionale schaal. De Regionale Energiestrategie vormde hiervoor een belangrijk onderdeel. Sinds afronding van de RES 1.0 wordt in regionale samenwerking en afstemming gewerkt aan de uitvoering van de ambities die in de RES zijn opgenomen. De RES past binnen een bredere opgave: het ontwikkelen van een toekomstbestendig regionaal energiesysteem. Om deze reden is sinds 2023 het Energieprogramma verbreed. Binnen dit programma werken gemeenten, provincie en netwerkbeheerders samen aan thema’s zoals grootschalige opwek van duurzame elektriciteit, regionale warmtevoorziening en de ontwikkeling van het energiesysteem.

Het RES-team vormt het hart van deze samenwerking en zorgt voor coördinatie, procesondersteuning en het faciliteren van besluitvorming. Binnen dit team vervult de programmasecretaris een cruciale ondersteunende rol, met als doel het creëren van overzicht, structuur en continuïteit in de werkzaamheden en processen binnen het Energieprogramma.

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager Energieprogramma en het bredere RES-team. De opdracht is gericht op het organiseren van bijeenkomsten, vastleggen van afspraken en acties, beheren van de projectadministratie en het verzorgen van communicatie en afstemming binnen het team. Hiermee draagt de programmasecretaris bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma.

De opdracht biedt ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency. De programmasecretaris is dus niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie.

Het RES-team functioneert als dagelijkse aansturing van het energieprogramma.

De taken van de programmasecretaris zijn onder andere:
– Organisatie van bijeenkomsten:
– Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers, en werkoverleggen;
– Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.
– Verslaglegging en opvolging:
– Notuleren tijdens bijeenkomsten;
– Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de programmamanager;
– Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.
– Projectondersteuning:
– Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s, dashboards en voortgangsrapportages;
– Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.
– Documentatie en administratie:
– Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams);
– Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en rapportages;
– Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en benodigde input.
– Teamondersteuning:
– Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het RES-team;
– Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming;
– Waar mogelijk meedenken over procesverbetering of efficiëntere werkmethoden.

Een aantal bijlages zijn relevant als achtergrondinformatie. Dit is de stand van zaken nu. Uiteraard is dit een dynamisch proces.
– Energieprogramma
– Voortgangsrapportages 2024 (april en november)
– Toekomstbeeld energiesysteem 2050 Holland Rijnland

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.