Managementassistent Rotterdam • Masters in Public

Opdrachtomschrijving
Heb jij ervaring als managementassistent en ben je graag een spin in het web? Dan is de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB) op zoek naar jou!

Ben jij een ervaren managementassistent die het overzicht weet te bewaren en energie haalt uit het efficiënt organiseren van werkzaamheden? Heb je een servicegerichte instelling, denk je in oplossingen en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende taken? En blink jij uit in heldere communicatie terwijl je het managementteam ontzorgt? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat doet de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB)?

De ODZOB is één van de 28 omgevingsdiensten in Nederland. De Omgevingsdiensten zijn opgericht in 2013 o.a. naar aanleiding van de vuurwerkramp in Enschede, de brand in het Hemeltje in Volendam en de ramp in Moerdijk. Het organiseren van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving op het gebied van omgevingsrecht moest slimmer. Onze opgave is dan ook het zorgen voor een veilige en gezonde, fysieke leefomgeving. Dit doen we dagelijks door in balans, samen met onze ketenpartners, 21 gemeenten en de provincie Noord-Brabant hier aan te werken.

Wat ga je doen?

Als managementassistent vorm je samen met je collega’s de ondersteunende spil van het directieteam, bestaande uit twee directieleden en zeven clustermanagers. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor deze clustermanagers en draagt actief bij aan een soepele en professionele ondersteuning van hun werkzaamheden.

Je zorgt voor een accurate verslaglegging van vergaderingen, bewaakt de voortgang van actiepunten en draagt zorg voor een duidelijke en correcte vastlegging van besluitvorming. Complex agendabeheer pak je gestructureerd en doeltreffend aan, waarbij je moeiteloos schakelt tussen verschillende prioriteiten

Je hebt affiniteit met bestuurlijke processen en bij voorkeur ervaring met notuleren op strategisch niveau (pre). Daarnaast organiseer je bijeenkomsten met uiteenlopende – vaak ook externe – deelnemers en onderhoud je daarbij professioneel contact met diverse externe relaties.

De ideale collega:

beschikt over een hbo- of mbo+ werk- en denkniveau;

heeft ruime ervaring met MS Office-toepassingen zoals Outlook, Teams, Word, Excel en SharePoint;

is vertrouwd met archiveringssoftware (zoals PowerBrowser) en werkt soepel met vergadertools zoals iBabs;

communiceert helder en is prettig in de omgang;

toont initiatief, denkt proactief mee en ziet wat er nodig is;

schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende taken en situaties;

werkt graag samen en ondersteunt het team waar nodig;

blijft kalm, georganiseerd en effectief onder druk.