Executive Secretary (32u) Rotterdam • Gierveld Recruitment

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Jij bent een echte regelkoningin of -koning, die moeiteloos schakelt tussen agenda’s, prioriteiten en persoonlijkheden! Krijg je energie van structuur aanbrengen, schakelen op hoog niveau en wil jij écht van toegevoegde waarde zijn binnen het directieteam van een groeiende, internationale en familiaire organisatie? Dan zoeken we jou!

Deze mooie Supply chain organisatie in de omgeving waalhaven zoekt versterking!

• Salaris wat past bij jouw kennis en ervaring;
• Zicht op een vaste baan;
• Een mooie moderne werkomgeving;
• Leuke borrels en uitjes;
• Mooie afwisselende functie met veel vrijheid;
• Opleidingen en trainingen om het vak helemaal eigen te maken;
• Doorgroeimogelijkheden binnen de club;
• Grote recreatie ruimte waar je kan gamen, darten, of tafeltennissen;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Als directie secretaresse draait het om overzicht, vooruitdenken en snel schakelen. Je bent de vaste steun van drie directieleden en zorgt dat zij zich kunnen focussen op de grote lijnen – jij regelt de rest.
Jouw taken zullen zijn:

• Afspraken en reizen plannen, agenda’s beheren en zorgen dat iedereen op tijd op de juiste plek zit (ook als die plek in een andere tijdzone ligt);
• Notities uitwerken en structuur aanbrengen in documenten, o.a. via OneNote;
• Financiële administratieve ondersteuning, zoals het verwerken van declaraties en het controleren van transactiegegevens;
• Mooie, duidelijke presentaties maken in PowerPoint – visueel sterk en inhoudelijk strak;
• Contact houden met externe partijen en adviseurs, zowel nationaal als internationaal.

Deze rol vraagt om iemand die snel schakelt, graag zelfstandig werkt en het leuk vindt om het overzicht te bewaren – ook als het druk is.

• Een paar jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Communicatief sterk in zowel Nederlands als Engels;
• Handig met Office365 – vooral Outlook, PowerPoint en OneNote zijn dagelijkse kost;
• Discreet, servicegericht en professioneel;
• Je ziet wat er nodig is en pakt het op zonder dat iemand het hoeft te vragen.