Documentalist Rotterdam • Bright Professionals

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.

• Minimaal hbo denk en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
• Ervaring met SharePoint Online koppelen met VISI

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

• Plaats Utrecht en Rotterdam
• Opleidingsniveau HBO
• Aantal uur 24 uur per week
• Startdatum Zo spoedig mogelijk
• Geschikt voor ZZP? Nee
• Thuiswerken mogelijk? n.t.b.