Document Controller Rotterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V17980

Het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle documenten die verband houden met engineering-, bouw- en operationele activiteiten op het project. Je rol omvat het organiseren, opslaan en distribueren van verschillende soorten documentatie om een soepele uitvoering van het project en naleving van de sectorregelgeving te waarborgen.
Je bent werkzaam binnen de werkstroom Informatiemanagement.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:
Documentbeheer met focus op het bijhouden van de integrale master document register, onderhouden van een uitgebreid systeem voor het organiseren, opslaan en ophalen van documentatie, waaronder technische tekeningen, specificaties, rapporten en correspondentie;
Kwaliteitsborging: Voert regelmatig kwaliteitscontroles uit op documentatie om de nauwkeurigheid, volledigheid en naleving van vastgestelde normen en procedures te verifiëren;
Archivering: Onderhouden van een efficiënt archiveringssysteem voor het opslaan van historische documenten en gegevens in overeenstemming met retentiebeleid en wettelijke vereisten;
Training: geeft training en ondersteuning aan teamleden van het project en externe organisaties over documentbeheerprocessen, systemen en beste praktijken;
Overdracht: Faciliteert de soepele overgang van projectdocumentatie tijdens het overdrachtsproces, zorg ervoor dat alle relevante documentatie op passende wijze is georganiseerd en overgedragen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten;
Identificeren van verbeterinitiatieven op het gebied van document control..

Functie eisen
Specifieke kennis/expertise:
Minimaal HBO denk- en werkniveau
Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Document Controller.
Minimaal 3 jaar ervaring als Document Controller in een industriële offshore omgeving, met een sterke kennis van branche-specifieke documentatievereisten en -normen.
Vaardigheid in documentbeheersoftware en -tools, zoals SharePoint of vergelijkbare systemen.
Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail, met het vermogen om effectief meerdere taken en prioriteiten te beheren.
Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om effectief samen te werken met teams van verschillende disciplines.
Kennis van relevante voorschriften en normen, zoals ISO 9001, API-normen of lokale wettelijke vereisten, is een pré.
Uitstekende capaciteiten voor massaverwerking, waardoor het mogelijk is om te werken met grote hoeveelheden documentatie en metadata.

Gewenste competenties/kenmerken:
Oog voor detail
Betrouwbaar
Eerlijk
Effectieve communicator
Aanpasbaar
Presteert onder druk
Probleemoplossend vermogen
Teamspeler
Goed tijdmanagement
Technologisch georiënteerd