Afdelingssecretaris Bouw en Woningtoezicht Rotterdam • Gemeente Rotterdam

Als afdelingssecretaris bij de afdeling Bouw- en Woningtoezicht speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bedrijfsvoering en bestuurlijke processen. Je zorgt ervoor dat management- en bestuursstukken tijdig en accuraat beschikbaar zijn, organiseert en notuleert vergaderingen, en houdt toezicht op deadlines. Je werkt nauw samen met het management en adviseurs, en krijgt veel ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven. Meer weten over hoe jij impact kunt maken? Lees verder voor meer informatie.

Jouw rol
Als afdelingssecretaris ondersteun je afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) op het gebied van bedrijfsvoering, bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening. Jij zorgt dat management- en bestuurlijke stukken tijdig, volledig en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Je organiseert en notuleert MT-vergaderingen, bewaakt acties en deadlines, en houdt overzicht over lopende processen en (bestuurlijke) stukkenstromen.

In je rol werk je nauw samen met het afdelingshoofd, managementteam en (strategisch) adviseurs. Je ondersteunt bij de voorbereiding van overleggen, de afhandeling van bestuurlijke uitvragen en het stroomlijnen van informatie. Je denkt actief mee over wat prioriteit verdient, adviseert gevraagd én ongevraagd, en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je krijgt hierin veel ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven.
Je bent goed in het schrijven van stukken en bent taalvaardig: je stelt adviezen op, redigeert conceptteksten en bewaakt de inhoudelijke en formele kwaliteit van stukken die naar het bestuur gaan. Je werkt hierin nauwkeurig en met gevoel voor de bestuurlijke context.

Daarnaast ondersteun je bij de afhandeling van publieksreacties, met speciale aandacht voor klachten. Je houdt hier het overzicht en bewaakt de zorgvuldige afhandeling.
Hoewel je geen lid bent van het MT, werk je er nauw mee samen en ondersteun je hen bij een soepele uitvoering van hun taken. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus, vraagt actief informatie op en houdt collega’s scherp wanneer deadlines naderen.
Jouw taken op een rij:

• Voorbereiden en notuleren van MT-overleggen; bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Coördineren, verzamelen en bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom, MT-vraagstukken en bijbehorende deadlines;
• Toetsen van stukken op inhoudelijke en formele kwaliteit; (mede)schrijven en redigeren van adviezen;
• Beheren van publieksreacties; verantwoordelijk voor de tijdige en zorgvuldige afhandeling van klachten, inclusief eindredactie;
• Fungeren als aanspreekpunt binnen de afdeling en daarbuiten voor vraagstukken en concernbrede afstemming.

De afdeling
De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt.
Veel collega’s van de gemeente zijn bezig met de stad van de toekomst: welke nieuwe torens komen er over 10, 20 of 30 jaar? Wij niet. Wij zijn bezig met de mooie stad die er nu staat én met de stad van de toekomst. In elk opzicht dus. Ons doel is een aantrekkelijke en veilige stad nu en straks. Een stad met een hoge bouwkundige en ruimtelijke kwaliteit, waar gebouwen en de openbare ruimte duurzaam en flexibel kunnen worden gebruikt! De afdeling BWT is divers. Juristen, inspecteurs, ingenieurs, bouwkundigen, toezichthouders, etc.  Onze mensen staan aan de frontlinie, maar werken net zo hard achter de schermen. Kortom: wij zijn van heel veel en doen nog meer.
De afdeling BWT stelt de klant centraal in de werkprocessen van de afdeling. Zo vinden wij het belangrijk dat "elke Rotterdammer blij met ons is". Het accent in werkzaamheden is daarom verlegd van het toetsen en controleren na ontvangst van de aanvraag naar het leveren van advies op de inhoud en het proces voordat een aanvraag is ingediend. Het primaire proces van Stadsontwikkeling begint bij ons, bij BWT. De afdeling werkt volledig digitaal. Ten slotte adviseert BWT het bestuur en zorgt voor tijdige en efficiënte besluitvorming en uitvoering. Onze ambitie is de beste Bouw- en Woningtoezicht afdeling van Nederland te worden. Op dit moment werken er bij onze afdeling meer dan 250 medewerkers.

Jouw profiel
Je bent een stevige organisator die overzicht houdt, schakelt tussen details en hoofdlijnen en effectief samenwerkt met verschillende collega’s en niveaus binnen de organisatie. Je bent kritisch waar nodig, zorgvuldig in je werk en laat je niet snel uit het veld slaan. Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden en weet complexe informatie helder, bondig en overtuigend te verwoorden. Tegelijkertijd durf je ook kritisch te zijn, stel je vragen waar nodig en draag je actief bij aan de kwaliteit van besluitvorming van de afdeling. Je bent digitaalvaardig en hebt applicaties snel onder de knie.

De belangrijkste competenties voor deze functie zijn:

• Organisatievermogen – Je houdt overzicht, plant realistisch, werkt samen en stemt effectief af;
• Communicatieve vaardigheden – Je schrijft helder, luistert goed en weet je boodschap aan te passen aan je publiek;
• Zorgvuldigheid – Je werkt nauwkeurig, analytisch en toetst documenten op kwaliteit en consistentie;
• Proactief handelen – Je wacht niet af, maar onderneemt zelf actie waar nodig;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit – Je hebt gevoel voor context, belangen en verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wat vragen we van jou?

• Minimaal een afgeronde relevante hbo-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Managementsupport of vergelijkbaar);
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende functie;
• Aantoonbare ervaring met het werken binnen een bestuurlijke of complexe organisatie.

Heb je interesse?
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Kyra de Bus-Knipscheer, Teamleider, te bereiken via tel. .

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Matthias van der Beek, Adviseur Werving & Selectie, te bereiken via tel .

Deze vacature staat zowel intern als extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang in de procedure.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Bij voldoende reacties kan het zijn dat we besluiten om de vacature voortijdig te sluiten.
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.