Management Assistent / Secretaresse Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als management assistent/secretaresse secretariële werkzaamheden uitvoeren voor beleidsmedewerkers en programmaleiders, waaronder agendabeheer, vergaderorganisatie en ondersteuning bij evenementen, terwijl je samenwerkt met collega’s en zelfstandig taken oppakt.

Management Assistent / Secretaresse

Overzicht
Voor een specifieke opdracht binnen onze organisatie zijn wij op zoek naar een zelfstandige ervaren management assistente/secretaresse die per direct beschikbaar is voor een periode van 4 tot 6 maanden. De opdracht vereist een professional die hands-on is met secretariële expertise.

Opdrachtomschrijving en doelstelling
Als management assistent/secretaresse maak je deel uit van de afdeling Programma-ondersteuning. Samen met 9 collega-management assistenten/secretaresses ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders, werkzaam in de vijf beleidsprogramma’s bij de Sociaal-Economische Raad. Je werkt graag samen met collega’s, maar je vindt het ook leuk om zelfstandig taken op te pakken. Je brengt jouw expertise in om de gestelde doelen/deadlines binnen de afgesproken termijn te realiseren.

Werkzaamheden
Je werkt vanuit gedeelde mailboxen en je verdeelt de werkzaamheden in goed overleg met de programmaondersteuners.
– Agendabeheer: je ondersteunt de programmaleiders en beleidsmedewerkers bij het inplannen van afspraken. Dit zijn zowel interne afspraken als afspraken met externen, zoals medewerkers van ministeries.
– Vergaderingen: je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en vergaderstukken, je regelt de facilitaire zaken zoals het reserveren van een ruimte, een notulist en de lunch en je houdt bij wie lid zijn van de commissies.
– Je ondersteunt bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen, tussen de 30 en 100 personen. Je bouwt in Momice een event-pagina, beheert de genodigdenlijst en ondersteunt tijdens het event zelf, bijvoorbeeld bij het ontvangst van de deelnemers.
– Je schakelt tussen de verschillende ICT-programma’s: Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint), ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een pré.
– Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders en je bent voor hen aanspreekpunt voor allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen, bijvoorbeeld het regelen van een attentie voor een collega.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.