Managementassistent Bedrijfsvoering Werk Rotterdam • Gemeente Rotterdam

Als Managementassistent binnen de afdeling Bedrijfsvoering speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de dienstverlening aan de Rotterdamse arbeidsmarkt. In een omgeving werk je samen met een hecht team van collega's en ben je verantwoordelijk voor het beheer van (complexe) agenda's, het organiseren van diverse bijeenkomsten en het coördineren van werkzaamheden. Jouw inzet draagt bij aan de continuïteit en het succes van de afdeling. Ben jij klaar voor de volgende stap in je carrière? Lees verder!

Jouw rol
Als Managementassistent van de afdeling Bedrijfsvoering stap je in een afwisselende en dynamische functie. Geen dag is hetzelfde en dat vind jij juist heerlijk. Samen met 5 collega - Managementassistenten vorm je een hecht team en dat zorgt voor de continuïteit van de dienstverlening. Jij bent het visitekaartje van de afdeling én draagt met jouw inzet actief bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt. 

Je beheert (complexe) agenda’s en het bijbehorende mailverkeer van de afdelingsmanager. Je regelt en bewaakt afspraken van A tot Z, inclusief een goede opvolging. Naast deze belangrijke taak organiseer je vergaderingen, afdelingsbijeenkomsten, MT-activiteiten, heidagen en kwartaalbijeenkomsten. Dit doe je in overleg met de afdelingsmanager(s), de stafadviseur en de afdelingssecretaris. Ook de bijbehorende facilitaire ondersteuning neem jij moeiteloos mee in de voorbereiding en uitvoering. Je stelt agenda’s op, zorgt dat alle benodigde stukken aanwezig zijn, maakt heldere verslagen en houdt de actielijst bij. Je zorgt dat het digitale archief  op orde en actueel is. 

Als ervaren Managementassistent heb je daarnaast een coördinerende rol waarin je de voortgang bewaakt van werkzaamheden op meerdere onderdelen binnen het vakgebied. Je houdt overzicht, stemt af waar nodig en zorgt dat alles soepel verloopt. Je denkt actief mee over verbeteringen en bent een belangrijke schakel in de implementatie daarvan. Jij bent de vraagbaak, de vliegende keep én een voorbeeld voor je collega-Managementassistenten.

Jouw afdeling
De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt de afdelingen Mens & Arbeidsontwikkeling Zuid, Mens & Arbeidsontwikkeling Noord, WerkgeversServicepunt Rijnmond (WSPR) en het Instrumentenhuis. Hierdoor wordt het administratieve proces zoveel mogelijk uit handen genomen zodat de Werk-, Ontwikkel-, HalloWerk coaches, Consulent zelfstandigen en Accountmanagers zich kunnen focussen op het begeleiden van de Rotterdamse werkzoekende, werkgever en ondernemer. Daarnaast maakt de afdeling een ontwikkeling door op het gebied van het ondersteunen bij projecten en evenementen zoals banenmarken, afdelingsbijeenkomsten, voorzien van rapportages (ken- en stuurgetallen) en het ondersteunen van afdelingsmanagers zowel strategisch als tactisch.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit medewerkers ingezet vanuit verschillende soorten functies. Van (financiële) administratie, Managementassistent tot aan Coördinatoren, Adviseurs, en Kwaliteitsmedewerkers. Binnen het totale werkpakket zijn twee rollen te onderscheiden; de ondersteuner en de expert. Rotterdam is van toegankelijkheid en de afdeling Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk.

Jouw profiel
Als Managementassistent ontzorg je de managers volledig door goed voorbereid aan tafel te zitten, de juiste vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Bij veranderende omstandigheden blijf je rustig, handel je proactief en flexibel. Je organiseert moeiteloos afspraken en bijeenkomsten die bijdragen aan de uitstraling van de afdeling. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Met jouw ervaring in een vergelijkbare rol en je enthousiasme voor het maatschappelijk domein, pas je goed in onze open en betrokken werksfeer. Je denkt graag mee, schakelt snel en maakt nieuwe systemen snel eigen. Microsoft Office kent geen geheimen voor jou en je beheerst de Nederlandse taal uitstekend. Collega’s werken graag met je samen en doen dat het liefst opnieuw. In deze rol is het belangrijk dat je stevig sin je schoenen taat, je grenzen goed kunt aangeven en eigenaarschap toont over hoe jij je werk vormgeeft.

Jij bent onze ideale kandidaat als je...

• een afgeronde mbo niveau 4 opleiding hebt in de richting van administratie (of een vergelijkbare opleiding);
• minimaal 2 jaar ervaring hebt als Managementassistent; 
• bekend bent met Oracle en weet hoe je inkoopaanvragen toetst, de crediteurenadministratie goedkeurt en hoe je moet tijdschrijven;
• handig bent in het opstellen van actie- en besluitenlijsten; 
• ervaring hebt met de Serviceapplicatie Rotterdamse ambtenaren (SARA) of een vergelijkbaar systeem voor onder andere: bezoekers aanmelden, vergaderzalen en ICT-middelen reserveren, applicaties aanvragen voor collega’s, rechten beheren voor datamappen en functionele mailboxen.

Heb je interesse?
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Johanneke Kamp, Afdelingsmanager Werk Bedrijfsvoering, te bereiken via tel. .
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Elisabeth Lopes – de Brito, Adviseur Werving & Selectie, te bereiken via .

Bij voldoende reacties wordt de vacature eerder gesloten, wacht dus vooral niet te lang met reageren.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.