Besteller Rotterdam • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V19243

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Jij krijgt energie van het begeleiden van een proces van A tot Z. Jij bent van meerdere ballen tegelijk in de lucht houden en bij jou staat klantgerichtheid hoog in het vaandel. Je bent een echte netwerker die het team op de kaart weet te zetten.

Jouw functie
In de rol van besteller heb je de verantwoordelijkheid om de afdelingen binnen het cluster te ondersteunen op het gebied van hun bestellingen van producten en diensten. Jij draagt zorg voor de vlotte verwerking van bestellingen, de afwikkeling van factuurblokkades en informeert de betrokken partijen over de status van de bestellingen. Knelpunten probeer jij voor te zijn, maar als ze er toch zijn, weet jij met je communicatieve vaardigheden alle partijen tevreden te houden. Je bent niet bang voor kritiek, maar durft die daar waar nodig is ook te geven.

Je bent in staat om dit op een juiste manier bij alle lagen van de organisatie over te brengen. Als veelzijdig medewerker houd je je bezig met o.a. complexe en uiteenlopende vraagstukken. Je vindt het dan ook een uitdaging om de vraag achter de vraag te achterhalen en niet te rusten tot je alle informatie hebt. Met jouw overtuigingskracht en communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat dit je gemakkelijk afgaat. Je bent je ervan bewust dat je het visitekaartje van de afdeling bent, en je draagt dan ook graag bij aan de kwaliteitsslag die wij als afdeling willen maken, Je weet te verrassen met nieuwe procesvoorstellen en ideeën en bent in staat om op een juiste manier feedback te geven en te ontvangen.

Jouw profiel
Als besteller hou je verschillende ballen in de lucht en weet je daarbij goed het overzicht te bewaren. Je werkt nauwkeuring en kan goed prioriteiten stellen. Ook kan je goed omgaan met pieken in werkdruk en samenwerken met de rest van je team om de continuïteit van de werkprocessen te waarborgen. Bovendien is het een dienstverlenende functie en daarom is goede communicatie met je klanten voor jou erg belangrijk. Je hebt een actieve en professionele werkhouding Je staat stevig in je schoenen, bent proactief en durft stappen te zetten. Klantgerichtheid staat bij jou zeer hoog in het vaandel. Je dient daarom intern klant- en servicegericht te kunnen werken. Je neemt graag het voortouw en er wordt van je verwacht dat je meedenkt over specifieke wensen vanuit de organisatie. Je gaat proactief aan de slag met hulpvragen. Waar nodig betrek je je teamleider of inhoudelijk coördinator hierbij.

Eisen
•Je hebt werkervaring met bestel-, facturatie-, of inkoopprocessen;
•Je hebt werkervaring met het systeem Oracle;
•Je hebt werkervaring met Outlook.

Wensen
•Je hebt werkervaring binnen de overheid;
•werkervaring met dagelijks voeren van telefonische gesprekken en je kan goed omgaan met weerstand;
•Je heb werkervaring met Excel.

De afdeling
Als besteller maak je deel uit van de directiestaf van BCO. De afdeling Directiestaf is een kleine afdeling met daarin het directiesecretariaat, directieadviseurs, directiesecretarissen, een bestelpunt en de ambtelijke ondersteuning van de Ondernemingsraden. Samen zorgen we ervoor dat de collega’s van BCO en de directie hun werk zo goed mogelijk kunnen doen.