Secretaris -Secretaris IPLO-werkzaamheden Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat structuur en kaders bieden binnen de IPLO-organisatie, vergaderingen voorbereiden, de voortgang van projecten bijhouden en fungeren als sparringpartner voor de coördinator en stakeholders.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de coördinator van IPLO, de liaison en de vakgroep coördinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-coördinator en andere stakeholders.

Werkzaamheden:
– Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.
– Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.
– Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages.
– Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de coördinatoren, leden van de stuurgroep, en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de coördinator.
– Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-coördinatorenoverleg.
– Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.
– Samen met de vraagcoördinator werk je aan het uniformeren van processen, waar nuttig, en kijk je waar deze beter en/of efficiënter kunnen.
– Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.
– Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030.

Resultaat opdracht:
Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze geïnformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collega’s weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.

Leiding en toezicht:
Ja

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.