Projectsecretaris Gebiedsbeheer – cluster SO Rotterdam • Masters in Public

Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring in het samenwerken weet jij als geen ander welke ondersteuning en vastlegging er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij bent in veel gevallen het oliemannetje en zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en wordt vastgelegd.

Jouw functie  

De ondersteuner neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden bij interne en externe stakeholders. Daarnaast is de ondersteuner verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners en het schrijven van participatieplannen, bewonersflyers, het organiseren van bijeenkomsten en het uitwerken van resultaten. Als dit alles wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.

Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.

Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.

Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden

• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager

Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen

Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewoners correspondentie.

Bijhouden diverse mailboxen

Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming,

planning en informatiestromen.

• Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de

juiste systemen (DIVA, RSPW-App)

Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’

Jouw profiel 

Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven.  Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.

Je bent een verbinder en een netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings-en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.

Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor behoeften en van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.

Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.