Team Lead Assistants | Amsterdam | VAST Amsterdam • Puk en Lola

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Dit advocatenkantoor is een internationaal advocatenkantoor met advocaten, notarissen, belastingadviseurs en business professionals, gevestigd in meer dan 40 landen in Europa, Amerika, het Midden-Oosten, Afrika en Azië en Australië. Dit internationale bereik zorgt ervoor dat zij bedrijven altijd kunnen ondersteunen in hun juridische behoeften, waar ook ter wereld. Zij streven ernaar om de leading global business law firm te zijn door hoogstaande kwaliteit en service te leveren aan hun cliënten en door praktische en innovatieve juridische oplossingen aan te bieden, die bijdragen aan hun succes. In hun werk staan zijj multinationals, Global 1000- en Fortune 500-ondernemingen bij, evenals opkomende (tech-)bedrijven en overheidsinstanties of andere publieke organisaties.
Hun Waarden
In alles wat zij doen met en voor hun mensen en cliënten, staan hun waarden centraal:

• Be Supportive – ze zijn meedenkend en inclusief, waarderen diversiteit en handelen doordacht;
• Be Collaborative – ze zijn proactieve en enthousiaste teamspelers, die investeren in het opbouwen en onderhouden van hun relaties;
• Be Bold – zij hebben lef, zijn nieuwsgierig en dagen hun zelf uit om groots te denken en nieuwe, creatieve oplossingen te vinden;
• Be Exceptional – zij zijn strategisch en gedreven, met als doel om verwachtingen en standaarden te overtreffen.

Diversiteit en Inclusie
Hier liggen diversiteit en inclusie ten grondslag aan de manier waarop zij hun waarden naleven. Zij geloven dat iedereen een stem heeft én dat ieders stem telt. Ze weten dat de diversiteit binnen hun bedrijf hun sterker, innovatiever en creatiever maakt, wat ze helpt hun cliënten beter van dienst te zijn. Zij hechten daarom grote waarde aan het bieden van een inclusieve werkomgeving en cultuur door hun gehele (internationale) organisatie, waarin iedereen volledig zichzelf kan zijn.
Zij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in perspectief, achtergrond en cultuur hun de leading global business law firm maakt; daarom bouwen zij actief aan evenwichtige teams. Ieders bijdrage is uniek en welkom en ze moedigen daarom actief alle talentvolle mensen aan te solliciteren – ongeacht hoe jouw talent is verpakt en ongeacht jouw achtergrond, situatie of hoe jij je identificeert.

Gevraagd

Ben je op zoek naar een leidende functie, waarbij je mee werkt binnen een team van (Senior) Assistants? Ben jij klantgericht, sterk in bepalen van prioriteiten en werk je graag mee binnen jouw team? Dan is dit een mooie stap voor jou!
Als Team Leader van onze secretariële teams verricht je niet alleen maar standaard secretariële werkzaamheden, maar word je dieper meegenomen in de wereld van een advocatenkantoor. Je stuurt het team aan en geeft richting aan het werk v.w.b. prioritering en de werkverdeling. Je werkt mee op dossiers en bereidt zelfstandig stukken voor die naar de rechtbank moeten. Daarbij weet je dat het belangrijk is om nauwkeurig, correct en snel te kunnen schakelen. Je gaat proactief te werk, trekt opdrachten naar je toe en levert aan binnen de gestelde deadlines.
Hier sta je er tenslotte niet alleen voor! Je werk samen jouw team van Assistants op een HUB. Werken op een HUB vraagt een zekere discipline, maar vooral een goede samenwerking, want je maakt deel uit van het hart van de afdeling. Daarnaast ben je ook onderdeel van een team van Team Leaders, tezamen met de Manager Assistants. Samen wisselen jullie ervaringen uit, sparren met elkaar, bepalen de best practises en organiseren mooie nieuwe initiatieven, maar ook bedrijfsuitjes voor jullie teams.
Je zit vol ambitie en drive en schrikt niet van dynamiek, afwisseling en uitdagingen. Uiteraard wordt er ook goed voor jou gezorgd en is er veel energie, plezier en betrokkenheid van jouw collega’s. De mensen maken bij dit kantoor echt het verschil. Naast hun werk ondernemen we als kantoor leuke activiteiten, zoals sportactiviteiten, coaching, (stoel)massages, feestelijke aangelegenheden, maar zorgen we ook voor elke dag vers fruit.
Wil jij leidinggeven aan één van hun mooie secretariële teams?

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Aansturen van jouw team en bepalen van prioriteiten;
• Secretariële werkzaamheden (o.a. agendabeheer, boeken van reizen, afhandelen van correspondentie, organiseren van bijeenkomsten/evenementen);
• Administratieve werkzaamheden (o.a. openen nieuwe dossiers, verwerken van onkosten);
• Ondersteunen en klaarmaken processtukken;
• Archiveren (zowel digitaal als fysiek);
• Zorg dragen en helpen met de billing (maandelijks declareren, versturen van de facturen), tezamen met jouw Billing Assistant.

ABOUT YOU

• Een afgeronde, bij voorkeur secretariële opleiding op mbo+/ hbo niveau, of relevante ervaring;
• Affiniteit met het juridisch werkveld/ advocatuur is belangrijk;
• Kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) is een pré;
• Een dienstverlenende, proactieve en positieve houding;
• Discretie, autonoom, team player, klantgericht, nauwkeuring en beslisvaardig typeren jou bij voorkeur;
• Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

Aanbod

HYBRID WORKING
Zij erkennen dat hun mensen verantwoordelijkheden en interesses buiten hun carrière hebben en dat zij, als organisatie, uiteindelijk allemaal baat hebben bij flexibel werken. Graag gaan ze daarom met kandidaten in gesprek over de verschillende mogelijkheden waarop hybride werken kan worden ondersteund en vormgegeven.