Projectsecretaris Gebiedsbeheer Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Gebiedsbeheer (cluster SO).

Als projectsecretaris bied je ondersteuning aan projectmanagers en programmamanagers door het overnemen van diverse taken zoals het maken van verslagen, uitzetten en monitoren van acties, en het inplannen van overleggen. Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP-app en diverse mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners, en het schrijven van participatieplannen en bewonersflyers. Daarnaast organiseer je bijeenkomsten en werk je resultaten uit, zodat de projectmanager zich kan richten op integraal projectmanagement.

Verantwoordelijkheden

• Actief deelnemen aan relevante overleggen en regelmatig overleg voeren over de voortgang van het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Notuleren en maken van verslagen/actielijsten van (technische) overleggen.
• Ondersteunen bij het schrijven van projectdocumenten zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, en bewonerscorrespondentie.
• Bijhouden van diverse mailboxen en overzicht houden over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.
• Verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de juiste systemen (DIVA, RSPW-App).
• Ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen lezen.

Profiel

Je bent een flexibele en planmatige ondersteuner die goed kan organiseren en notuleren. Je hebt ruimtelijk inzicht en kunt kaarten/tekeningen lezen. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en bent omgevings- en organisatiebewust. Je bent proactief, daadkrachtig, en resultaatgericht, met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen. Je kunt je moeiteloos aanpassen aan veranderende omstandigheden en bent een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.

Wensen

• Ervaring met het gebruik van programma’s zoals ArcGIS, ObSurv, DIVA, Oracle en Cognos.
• In het bezit van een afgerond RSPW, Prince2, IPMA of Projectmatig creëren certificaat.
• Minimaal 1 jaar werkervaring in een ondersteunende rol bij een gemeente.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4-opleiding
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving van de openbare ruimte (speelplekken)
• Je hebt ervaring met participatie, opstellen participatieplannen, organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van de uitkomsten
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met de bovengenoemde taken opgedaan in de afgelopen 2 jaar
• Je hebt ervaring als projectsecretaris in multidisciplinaire projecten in de buitenruimte in een gemeentelijke omgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring in het gebruik van Office 365 (Word, Excel, Teams, Outlook)

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.