Office Manager / Allround Operationeel Support (Friesland, omgeving Heerenveen, parttime/fulltime) Oudehaske • 4M-specialties

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

4M-Specialties ontwikkelt en produceert duurzame reinigingsmiddelen voor professionals. Vanuit onze locatie in Oudehaske zoeken we een nauwkeurige en zelfstandige Office Manager / Allround Operationeel support. Word jij de rechterhand die ons bedrijf samen met ons team weer naar de volgende fase tilt? Heb jij een talent voor structuur, overzicht en het ontzorgen van collega’s én klanten? Dan hebben wij jouw bureau al bijna klaarstaan.

Over de functie
Als Office Manager / Allround Operationeel Support bij 4M-Specialties ben jij het centrale aanspreekpunt binnen ons bedrijf. Je zorgt dat zaken soepel verlopen – van administratieve processen tot klantcontact, van planning tot import/export. Geen dag is hetzelfde, maar jij zorgt dat alles klopt.
Je bent de stille kracht achter onze dynamiek: je overziet, organiseert, handelt af en denkt vooruit. Je werkt direct samen met de eigenaar en ondersteunt zowel het team als onze klanten.
In één zin? Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt én blijft lopen.

Jouw kerntaken

• Verwerken en opvolgen van inkomende en uitgaande communicatie (mail, post, klantvragen)
• Administratie zoals bestellingen, voorraad, boekhoudsysteem, gegevensbeheer
• Regelen van zendingen (import/export), leverancierscontact, transport, documentatie
• Algemene organisatorische taken (zoals agenda’s, APK’s, brieven, planning)
• Meedenken met het management en ondersteunen bij inkoop, offertes, events, systemen

Wat maakt deze functie bijzonder?

• Jij bent géén nummer, maar een cruciale schakel
• We ontwikkelen en produceren onze eigen producten van A tot Z
• Veel vrijheid en ruimte voor ideeën – zolang je het maar samen doet
• Werken in een klein, hecht team waar we op elkaar kunnen bouwen
• Veelzijdige rol met ruimte om jezelf te ontwikkelen én waarde toe te voegen

Over het team en bedrijf
We zijn een klein, energiek team in een ontwikkelende fase. We ontwikkelen, produceren en leveren onze eigen hoogwaardige reinigingsmiddelen voor veeleisende klanten zoals defensie, auto-detailers en andere professionals. Alles doen we in eigen huis en daarbij kiezen we bewust voor kwaliteit én milieubewuste formules. Onze corebusiness is momenteel gericht op auto-reiniging, maar we hebben de ambitie om ook andere branches te gaan bedienen.

De sfeer is open, collegiaal en oplossingsgericht. Samen bouwen we aan iets moois, en daar hoort vanzelfsprekend verantwoordelijkheid nemen bij. We geloven in korte lijnen, eerlijkheid en kwaliteit boven alles.

We drinken koffie samen – geen vergadercultuur, maar een ‘samen aanpakken’-mentaliteit.

We zoeken iemand die graag initiatief neemt, breed inzetbaar is en vanaf het begin mee wil bouwen aan ons bedrijf. Verantwoordelijkheid pakken en meedenken hoort bij de rol – dat is bij ons onderdeel van samenwerken.

Gevraagd

Wat zoeken we in jou?

• Ervaring: Minimaal 3 jaar (liefst 5+) in een ondersteunende / operationele functie
• Opleiding: MBO-4 of HBO werk- en denkniveau
• Talen: Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Meer talen is mooi meegenomen.
• Skills:
  • Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel en zelfstandig.
  • Je werkt nauwkeurig en denkt in oplossingen
  • Je leert snel systemen en houdt van slimmer werken
• Soft skills:
  • Proactief, veerkrachtig, betrouwbaar
  • Je denkt mee waar nodig, maar voert ook gewoon uit – vooral als iets nú af moet.
  • Ziet hoe jouw werk invloed heeft op het geheel

Pré’s (geen must, maar wel mooi meegenomen):

• Ervaring met MSDS-documenten, regelgeving, protocollen, PGS15 of chemische producten
• Kennis van CRM, Exact voorraad- of facturatiesoftware
• Ervaring met AI-tools voor zakelijk gebruik

Je vindt auto’s leuk en hebt affiniteit met de wereld eromheen – dat helpt je onze klanten echt te begrijpen

Aanbod

Arbeidsvoorwaarden

• Uren: 24–40 uur minimaal 4 dagen – uren indeling in overleg
• Salaris: € 2.500 – € 3.700 bruto per maand (bij 40 uur), afhankelijk van je toegevoegde waarde: dus welke kennis, vaardigheden en aanpak jij inbrengt.
• Extra’s:
  • 5 extra vakantiedagen
  • Reiskostenvergoeding conform CAO (ruimer dan zorgsector)
  • Pensioenvergoeding (zelf in te zetten bij jouw fonds)
  • Jaarlijks leerbudget
  • Winstdeling bij behalen doelen
  • Productkorting
  • Flexibele werktijden (tussen 7:00–21:00, vast rooster in overleg)

We overwegen een virtueel winstaandeel: bij goed functioneren deel je mee in de winst, zonder aandeelhouder te worden.

Locatie + Website
Standplaats: Oudehaske (omgeving Heerenveen, Friesland) – goed bereikbaar per auto, gratis parkeren.
Meer over ons:

Solliciteren
Stuur je sollicitatie uiterlijk op 6 juli naar: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.
t.a.v. Johan Attema, eigenaar

Sollicitatieproces
We houden het praktisch en persoonlijk.
· Eerste gesprek met de eigenaar, waarin we de functie, het werk en jouw ideeën bespreken
· Is er van beide kanten een klik? Dan volgt een kennismaking met het bedrijf, een rondje door de zaak en wisselen we inzichten uit
· Voelt het daarna nog steeds goed? Dan plannen we – afhankelijk van je ervaring – een korte opdracht of meeloopmoment
· Binnen twee weken weet je waar je aan toe bent.

Herken jij je in dit profiel?
Laat het ons dan vooral weten.
Een verzorgd cv en een motivatiebrief zijn belangrijk voor ons. Je sollicitatie is namelijk al je eerste kans om te laten zien hoe zorgvuldig en professioneel je werkt.
Vertel ons wie je bent, waar je goed in bent en waarom jij enthousiast wordt van deze rol. Gewoon eerlijk en met aandacht – zoals je straks ook in je werk zult doen.

Uren

32 - 40 uur
minimaal 4 dagen – uren indeling in overleg