Directie secretaresse gemeente Rotterdam Rotterdam • Delta Recruitment

Als secretaresse ben je onderdeel van de afdeling Bestuurlijke, Strategische Advisering (BSA). De BSA richt zich op hoogwaardige, integrale advisering van clusterdirectie, wethouder en het bestuur op het gebied van strategie, beleid en organisatieontwikkeling. De missie van de afdeling luidt als volgt: Wij werken aan de visie en strategie van het cluster Werk en Inkomen door het vertalen van externe en interne ontwikkelingen naar concrete adviezen en ondersteuning aan bestuur en lijn over bijstelling en vernieuwing van kaders en koers. De formatie bestaat uit strategisch adviseurs, programmamanagers, directiesecretarissen en directiesecretaresses.

Je ondersteunt samen met de andere twee directiesecretaresses de 3 directeuren van het Cluster Werk en Inkomen. Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning in brede zin. Dit gaat om voorselectie van informatie, notities en e-mail ten behoeve van de directeur en hebt daarvoor contact met andere secretariaten, directiesecretarissen en managers. Je beheert de agenda door het plannen, agenderen en registreren van afspraken, organiseert daarnaast werkbezoeken, gesprekken, interviews, reguliere en ad-hoc-overleggen en (bijzondere) bijeenkomsten met inbegrip van de organisatorische planning. Je fungeert als klankbord en sparringpartner voor de directeur. Dit doe je in nauw overleg met de directiesecretaris.

Naast de ondersteuning van directie, vragen we inzet voor ondersteuning van de Ondernemingsraad (afspraken plannen, ruimtes reserveren en stukken versturen) en administratieve ondersteuning (bestellen attenties, boeken ruimtes en plannen en organiseren afdelingsbijeenkomsten) bij BSA. Deze werkzaamheden gebeuren niet vanuit de pool, jij bent hiervoor verantwoordelijk.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, communicatief vaardige, bevlogen en stevige persoonlijkheid. Iemand die houdt van puzzels leggen in agenda’s, die doorzettingsvermogen heeft en die enthousiast wordt van complexe opgaven. Je gaat een uitdaging niet uit de weg, bent open minded, sociaal vaardig, flexibel en stressbestendig. Jij bent een spin in het web met organisatorische vaardigheden, die graag in teamverband werkt. Bestuurlijke en directionele sensitiviteit zit in je DNA. Jij hebt een gevoel voor prioriteiten en iemand die goed kan schakelen tussen collega’s op verschillende niveaus.

Eisen

• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring als directie- of bestuur secretaresse binnen een commerciële organisatie;
• Je hebt veelvuldige werkervaring met secretariële systemen zoals MS Office;
• Je hebt werkervaring in het beheren van complexe agenda’s.

Wensen

• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring bij een organisatieonderdeel dat de Participatiewet uitvoert;
• Je hebt werkervaring met documentregistratie- en archiefsystemen, zoals bijvoorbeeld DIVA;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van events, meetings en workshops zowel intern als extern;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het ondersteunen van ondernemingsraden.