Projectsecretaris -Project A20 Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als projectsecretaris bijdragen aan het project A20 Nieuwerkerk-Gouda door actielijsten bij te houden, afspraken in te plannen, documenten te beheren en het projectteam te ondersteunen voor een efficiënt projectverloop.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen binnen RWS West-Nederland Zuid, zoekt een projectsecretaris. Het project A20 Nieuwerkerk Gouda is een project in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam van Rijkswaterstaat vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. In ons projectteam werken ca. 65 collega’s in verschillende rollen. Als projectsecretaris lever je een belangrijke, zichtbare bijdrage voor het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie. Wij zijn op zoek naar een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je dat het projectmanagementteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces. Bij deze opdracht ben je onderdeel van het cluster Projectbeheersing en leg je verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de Projectmanager.

Opdrachtomschrijving:
– Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen
– Inplannen van complexe afspraken met RWS-, interne en externe stakeholders.
– Voorbereiden en organiseren project brede (sociale) bijeenkomsten
– Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en mails binnen het project
– Coördineren operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (Meetingselect, receptie-aanmeldingen)
– Het bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten als organogram, distributielijsten
– Contacten onderhouden met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen; zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen
– Ondersteunen bij het voorbereiden van o.a. de wekelijkse (deel) projectteamvergaderingen: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
– Het gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven
– Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijv. de Stuurgroep
– Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer
– Het beheren van rechten in diverse systemen
– Het beheren van project-specifieke passen en eigendommen. (toegang gebouw, parkeerpassen, kastruimte project + sleutels)

Leiding en toezicht:
Ja.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.