Projectsecretaris A20 Rotterdam • Van Dijk Employment Services

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Je levert een belangrijke, zichtbare bijdrage aan het effectief en efficiënt verzorgen van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie voor een infrastructureel project van Rijkswaterstaat in Zuid-Holland.

Waar kom je terecht?
Voor een complex infrastructureel project van Rijkswaterstaat zijn we op zoek naar een actieve en nauwkeurige projectsecretaris met uitstekende communicatieve vaardigheden. Het gaat om project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel – Gouda, waarin de A20 verbreed wordt tussen de 2 steden om de doorstroming van verkeer te verbeteren.

Het project maakt deel uit van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen en bevindt zich in de fase planuitwerking en contractvoorbereiding.

Het projectteam van Rijkswaterstaat, dat bestaat uit 65 medewerkers in verschillende rollen, vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de projectmanager.

Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je dat het projectteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces.

Wat ga je doen?

• Je houdt nauwkeurig actielijsten bij en notuleert bij verschillende overleggen.
• Je plant complexe afspraken in met Rijkswaterstaat en interne en externe belanghebbenden.
• Je verzorgt de voorbereiding en organisatie van projectbrede (sociale) bijeenkomsten.
• Je zorgt voor het screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en e-mails binnen het project en het aanbieden van stukken voor archief en dossierbeheer.
• Je coördineert en beheert:
  • operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat
  • de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (bijvoorbeeld met Meetingselect en receptie-aanmeldingen
  • projectspecifieke passen, sleutels en eigendommen voor toegang tot het gebouw, parkeren en kastruimte
  • rechten in verschillende systemen
• Je ondersteunt bij het voorbereiden van:
  • de wekelijkse (deel)projectteamvergaderingen, zoals:
    • verspreiding van de agenda en bijbehorende stukken
    • bewaken van acties en deadlines
  • stukken en presentaties voor bijvoorbeeld de Stuurgroep.

Wat breng je mee?

Eisen

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met projectondersteuning of als projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office.

Wensen

• Je hebt werkervaring met:
  • werken in projecten bij Rijkswaterstaat
  • het interne programma CONNECT of SharePoint
  • het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten / vergaderingen

Kenmerken
Parttime: 32 uur
Looptijd: per direct voor 12 maanden, met een optie tot verlenging van 3 x 12 maanden
Locatie: Rotterdam, je bent op dinsdagen en donderdagen op locatie in Rotterdam aanwezig

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

-

Solliciteer nu!
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór dinsdag 1 juli. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze consultant Jop Verhulst, bel 078-654 90 60. Referentienummer 250452.

Ik zoek toch een andere uitdaging!
Stuur ons je cv! Als we bekend zijn met jouw kennis en wensen, kunnen we je op de hoogte brengen zodra er een passende functie beschikbaar is. Mail ons via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel 078-654 90 60.

Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.