Inkoopondersteuner Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de inkoopfunctie procesmatig en administratief ondersteunen, rapportages opstellen, knelpunten signaleren, en samenwerken met het Inkoopteam om de voortgang van besluitvorming en inkoopprocessen te bewaken en optimaliseren.

Overwegende functiekenmerken
Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie. Vastgesteld beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden. Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning. Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie. Stelt (management)rapportages en overzichten op. Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie. Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning. Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan. Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen. Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.

(Beleids)advisering
Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie. Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken. Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie. Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.

Beheer en uitvoering
Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken. Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken. Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied. Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie. Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.

Procesbewaking en afstemming
Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken. Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering. Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapporteert hierover.

Relatiebeheer
Met collega’s binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen. Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:
– teken- en beslissingsbevoegden
– projectleiders
– leden van het juridisch inkoopteam
– afdelingsmanager
– marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.

Verantwoordelijkheden
Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden. Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam. Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.

Kennis, inzicht en vaardigheden
Werk- en denkniveau: MBO/HBO. Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis van het vakgebied. Begrip van de wisselwerking en samenhang tussen het eigen werkterrein en het werkterrein en belangen van andere belanghebbenden. Improviserende, communicatieve, organiserende, aansporende en/of adviesvaardigheden. Conceptueel denken.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.