Inkoopondersteuner Rotterdam • Masters in Public

Overwegende functiekenmerken

• Procesmatige en administratieve ondersteuning van de inkoopfunctie.
• (Vastgesteld) beleid, wettelijke regels en procedures op het eigen vakgebied zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden.
• Inhoudelijk procesmatige en administratieve ondersteuning.
• Biedt het Inkoopteam inhoudelijke administratieve ondersteuning bij uitvoering van de Inkoopfunctie.
• Stelt (management)rapportages en overzichten op.
• Signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen in relatie tot de administratieve processen omtrent de Inkoopfunctie.
• Op onderdelen van het inkoopproces de Inkoopadviseur ondersteunen bij de bewaking van de planning.
• Ondersteunt leden van het Inkoopteam bij bewaking van het proces omtrent de voortgang van besluitvorming en de administratieve afwikkeling daarvan.
• Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) inkoopbestanden, -documenten en -systemen.
• Administreert, archiveert, muteert en ontsluit inkoopdata.
• (Beleids)advisering
• Adviseert over aspecten die betrekking hebben op het voeren en ontsluiting van de inkoopadministratie.
• Signaleert, evalueert en ontwikkelt methoden, procedures en technieken.
• Rapporteert over de uitvoering van beleid ten aanzien van de inkoopadministratie.
• Adviseert en rapporteert over optimalisatie en aanpassing van beleid en uitvoeringsregels ten aanzien van de inkoopadministratie.
• Beheer en uitvoering
• • Neemt inkoop gerelateerde aanvragen en -verzoeken in behandeling en toetst, beoordeelt en verdeeld deze aan de hand van beleid en overige interne afspraken.
  • Ondersteunt bij prioritering, toekenning en afhandeling van aanvragen en verzoeken.
  • Ondersteunt procesmatig en administratief bij door het inkoopteam geïnitieerde formele besluitvorming en tevens inhoudelijk bij besluitvorming op onderwerpen binnen het eigen vakgebied.
  • Levert gebruikmakend van de inkoopadministratie input voor beschikkingen, (advies-), rapportages, beoordelingen en correspondentie.
  • Voert procedures, richtlijnen en regelgeving uit, gericht op een rechtmatig resultaat van de inkoopfunctie.
  • Procesbewaking en afstemming
  • Initieert en verricht onderzoek op een onderdeel van het eigen werkgebied en rapporteert over uitvoeringsvraagstukken.
  • Verzamelt en beheert data en gegevens voor de administratievoering.
  • Bewaakt de verschillende uitvoeringsprocessen van de inkoopfunctie en daaraan gerelateerde procedures en rapport hierover.
  • Relatiebeheer
  • Met collega’s binnen over ontwikkelingen op het eigen en op aanpalende vakgebieden om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen.
  • Met leden van de Inkooporganisatie over de aspecten van de Inkoopfunctie waar de assistent verantwoordelijk voor is, waaronder:
    • teken- en beslissingsbevoegden;
    • projectleiders;
    • leden van het juridisch inkoopteam;
    • afdelingsmanager;
    • marktpartijen en overige externe (samenwerkings-)partners.
  • Verantwoordelijkheden
  • Is verantwoording schuldig aan de leidinggevende over de kwaliteit, voortgang en effectiviteit van de (te) verrichtte werkzaamheden.
  • Is verantwoordelijk voor het eigen aandeel in aanbestedings- en of besluitvormingstraject naar de betreffende lid van het Inkoopteam.
  • Neemt beslissingen bij het verzamelen en interpreteren van inkoopgegevens, over de inhoud van hun eigen voorstellen en bij het oplossen van taakgerichte deelproblemen.