VNGR - 25.067 Management Assistent Rotterdam • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de manager van Team DOD ondersteunen door agendabeheer, correspondentie, vergaderingen organiseren en dossiers bewaken, met als doel een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken binnen VNG Realisatie.

1. Specificatie

1.1 Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
– Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
– Verbeteren van de dienstverlening;
– Een efficiënte en wendbare organisatie;
– Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over beleid en regieteam digitale overheid en dienstverlening (DOD)
De te werven management assistent maakt onderdeel uit van het beleid en regieteam Digitale overheid en Dienstverlening. Het beleid en regieteam verbindt politieke, bestuurlijke en inhoudelijke beleidsontwikkelingen in de domeinen naar activiteiten vanuit VNG Realisatie. Een helder overzicht wordt gecreëerd van de voortgang van projecten en programma’s binnen het gezamenlijke portfolio. Een faciliterende bijdrage wordt geleverd aan besluitvormingsprocessen in de overgangsfases tussen de hoofdfuncties in de ontwikkelcyclus. Leden van de VNG worden betrokken bij het portfolio. Dit volgens een systematiek die op transparante wijze de voortgang van projecten helpt presenteren en beheersen (gekoppeld aan besluitvorming). Het beleid en regieteam is op de hoogte van technologische – en Europese ontwikkelingen en initiatieven die van meerwaarde zijn voor de VNG-leden. Het beleid en regieteam borgt kennis van uitvoeringskennis naar de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI), de GEO-informatie infrastructuur, Europese ontwikkelingen en eventueel mogelijk nieuwe te vormen (overheidsbrede) voorzieningen.

1.3 Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële -, organisatorische – en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een manager.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De Management assistent ondersteunt een de manager van Team DOD – VNG Realisatie. Daarbij verricht zij de volgende werkzaamheden:
– Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
– Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
– Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
– Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
– Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
– Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
– Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
– Regelen van reizen en accommodaties;
– Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
– Faciliteert op gebied van representatie en lief en leed;
– Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.

1.5 Resultaat van de opdracht
De managementassistent levert een bijdrage aan de werkzaamheden van VNG Realisatie, met specifieke inzet op het Domein Digitale Overheid en Dienstverlening (DOD). De werkzaamheden worden uitgevoerd in afstemming met meerdere collega’s binnen het team, waaronder de manager van DOD en haar strategisch adviseurs.
Binnen deze opdracht draagt de managementassistent zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. Dat betreft onder meer het coördineren van afspraken, het organiseren van bijeenkomsten, het beheren van correspondentie, het afstemmen van publicaties met de afdeling communicatie en het bewaken van voortgang en planning. Er wordt gewerkt met interne systemen en conform de geldende processen binnen de organisatie.
De werkwijze is gericht op zelfstandige taakuitvoering binnen overeengekomen kaders. Er wordt initiatief genomen, doorgepakt en gecommuniceerd met oog voor de omgeving. Zaken zijn op orde, bijeenkomsten verlopen vlekkeloos, communicatie is tijdig afgestemd en dossiers zijn actueel. De aanpak kenmerkt zich door toewijding, zorgvuldigheid en een hoge mate van professionaliteit. De samenwerking vraagt weinig woorden; afspraken worden nagekomen en werk wordt voortvarend opgepakt.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.