Functioneel archief beheerder Rotterdam • Masters in Public

Voor de afdeling Post en Archief (P&A) zijn wij op zoek naar een zelfstandige ervaren eerstelijns functioneel archief beheerder die op korte termijn beschikbaar is, waarbij we eerst voor een bepaalde periode starten met detachering en we vervolgens een dienstverband aangaan. De afdeling P&A valt onder het Facilitair Bedrijf, waarvan het Hoofd Facilitair Bedrijf de leidinggevende is.

• Je beantwoordt vragen van de gebruikers van het documentmanagementsysteem (DMS), M-Files, over het beheren en registeren van de digitale documenten en digitale dossiers in het DMS conform de Archiefwet en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
• Je bent het eerste aanspreekpunt over het DMS en de documenthuishouding, verstrekt informatie en geeft instructie en trainingen aan gebruikers en participeert in (deel) projecten.
• Je zorgt voor goede en volledige dossiervorming en documentopslag volgens de geldende selectielijst en Wet- en regelgeving, waaronder de van toepassing zijnde bewaar- en vernietigingstermijnen. Je monitort dit proces, ziet toe op het goed gebruik door gebruikers van het DMS, ondersteunt hen daarbij en spreekt hen erop aan als procedures niet goed worden gehanteerd.
• Je draagt zorg voor het opstellen van de selectie- en vernietigingslijsten ter voorbereiding van overdracht van dossiers naar het Nationaal Archief dan wel voor vernietiging en toetst deze aan de Selectielijst met inachtneming van de van belang zijnde bepalingen uit de Archiefwet en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
• Je doet verbeterings- of vernieuwingsvoorstellen aan de 2e en 3e- lijns functioneel beheerder van het DMS. F. voert hierbij eerstelijns veranderingen zelfstandig uit.
• Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beoordelen van inkomende post, het scannen en registeren en het digitaal beschikbaar stellen met inachtneming van privacy- en vertrouwelijkheidsregels. F. verzorgt de uitgaande post en het inpakken en versturen van (bulk)pakketten.
• Tot slot controleer de rekeningen betreffende post- en koeriersdiensten en de inzet van externe deskundigen voor de afdeling Post & Archief.

• Diploma SOD1 of gelijkwaardige opleiding
• Actuele kennis van en ruime ervaring op het gebied van informatie- en archiefbeheer
• Affiniteit met geautomatiseerde systemen, bij voorkeur ervaring met M-files
• Je hebt ervaring met overleggen met verschillende partijen
• Je hebt ervaring met uitleg geven aan medewerkers over de werking van een DMS.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden

De cao voor de SER is van toepassing. Het betreft een functie voor minimaal 32 uur en maximaal 40 uur per week. Functietypering 2.8.50 is van toepassing en daarmee is de functie ingeschaald in schaal 7. Als voor jou bij benoeming in deze functie een hogere inschaling dan je huidige schaal geldt, vindt conform artikel 32 van de cao een zodanige indeling plaats dat je nieuwe salaris één periodiek hoger is dan het salaris dat je in je oude schaal genoot.