Projectsecretaris Gebiedsbeheer Rotterdam • Bright Professionals

Voor een veelzijdige rol als Projectsecretaris Gebiedsbeheer in Rotterdam zoeken we een ondersteuner die de spil is in projectwerkzaamheden. Van notuleren en verslagen maken tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van diverse communicatiekanalen, jouw inzet maakt integraal projectmanagement mogelijk. Dit is een unieke kans om bij te dragen aan de leefbaarheid van de stad en om jezelf te ontwikkelen in een omgeving die efficiëntie, duurzaamheid en innovatie hoog in het vaandel heeft. Klaar voor de volgende stap? Lees verder!

Functieomschrijving
Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Gebiedsbeheer .

De ondersteuner neemt de projectmanager en programmamanager werkzaamheden uit handen zoals verslagen maken, acties uitzetten en monitoren, overleggen inplannen etc. Informatie hierover moet uit alle hoeken en gaten gehaald worden bij interne en externe stakeholders. Daarnaast is de ondersteuner verantwoordelijk voor het bijhouden van de RSPW-app, MJP(MeerJarenPlan)-app en een aantal mailboxen, het beantwoorden van vragen van bewoners en het schrijven van participatieplannen, bewonersflyers, het organiseren van bijeenkomsten en het uitwerken van resultaten. Als dit alles wordt opgepakt kan de projectmanager zich richten op het benodigde integraal projectmanagement.  
Door projectmanagers (SB/Gebied) wordt gestuurd op GROTICK-aspecten.   
Daarvoor hebben ze regelmatig plan team overleggen (planfase) en projectteam overleggen (engineerings – en uitvoeringsfase) om scope, planning, voortgang te bewaken.   ? 
Inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden:
- Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
- Notuleert en maakt verslagen/actielijsten van deze (technische) overleggen 
Ondersteunt bij het schrijven van de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, participatieplannen, voortgangsrapportages, beslisdocumenten, notities, planningen, (uren)ramingen, offerte(aanvragen), risicoanalyses, opdrachten en bewoners correspondentie.  
- Bijhouden diverse mailboxen.
- Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming, planning en informatiestromen.  
- Is verantwoordelijk voor de documentenstroom en het correct archiveren daarvan in de  juiste systemen (DIVA, RSPW-App).
- Ruimtelijk inzicht en kaarten/tekeningen kunnen ‘lezen’.
?
Afdeling Gebiedsbeheer, sector Openbare Werken, cluster Stadsbeheer. 
Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen zij ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De afdelingen Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Wijkgestuurd, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.  Vakmanschap staat bij hun hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat.  Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!    
Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes rayons, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen zij Wijkgestuurd: met steeds meer ruimte voor de wensen van de Rotterdammer en  zoveel mogelijk integraal: zodat de straat bijvoorbeeld zo min mogelijk open hoeft.    

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling en Stadsbeheer samenwerken met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Afgelopen jaren zijn daar een extra opgaven bijgekomen zoals de ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Grote ambities die ook plek moeten krijgen in de projecten. De gemeente bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.   
Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven zij vorm aan de stad en houden zij de stad in vorm. Kies jij voor Stadsbeheer, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsbeheer is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken. 

Profiel:
Als projectsecretaris bied jij ondersteuning aan het project op verschillende vlakken en werk je planmatig. Het ene moment zul je overleggen organiseren en het andere moment notuleren in een overleg. Hierin ben jij flexibel. Jij zult samen met de projectmanager verschillende rapportages opstellen, welke worden gelezen door verschillende belanghebbenden, denk aan technische collega’s, soms wijkraden en/of bewoners en de ambtelijk opdrachtgever. Jij hebt ruimtelijk inzicht en het vermogen om kaarten/tekeningen te kunnen ‘lezen’. Door jouw communicatieve vaardigheden is dit op de juiste manier geschreven.  Door jouw omgevingsbewustzijn speel jij in op de ontwikkelingen die zich afspelen en heb je zicht op de belangen en behoefte van andere. Daarnaast ben je resultaatgericht en schrikken deadlines jou niet af.  
Je bent een verbinder en een netwerker met een sterk ontwikkeld sociaal en communicatief vermogen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent omgevings-en organisatiebewust, waardoor je goed aanvoelt wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Als goede luisteraar weet je snel de kern uit gesprekken te halen en deze helder samen te vatten.
Je bent proactief en daadkrachtig: je wacht niet af, maar neemt initiatief en brengt zaken in beweging. De dienstverlening staat bij jou centraal, waarbij je oog hebt voor behoeften en van anderen zonder het resultaat uit het oog te verliezen. Resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid en samenwerken vormen de kern van jouw manier van werken.
Je communiceert duidelijk, bent flexibel in je aanpak en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan. Deze combinatie van eigenschappen maakt jou tot een waardevolle schakel binnen elk team of organisatie.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.